项目五 计调采购工作流程.pptVIP

二、正确处理保证供应和降低成本的关系 保证供应与降低成本，是旅行社采购工作中同等重要的两大任务。正确处理保证供应和降低成本的关系的含义，就是“既要保证供应，又要降低成本”，听上去有点自相矛盾，因为保证供应与降低成本，本身就是一对矛盾。因此，在实际工作中，旅行社针对不同情况在这两者之间有不同的侧重，或者说，在不同时期用不同的策略来协调这对矛盾。也就是说，在供应紧张时，侧重供应，调动所有关系，全力以赴地保证供应；在供应充足时，侧重降低成本，尽可能多地扩大利润空间。 三、正确处理集中采购与分散采购的关系 按照商业惯例，批发价格低于零售价格，批发量越大，价格也就越低。因此，旅行社作为中间商，应把旅游者的需求集中起来向旅游服务供应企业采购，也就是说，应该集中自己的购买力以增强自己在采购方面的还价能力。这种采购叫批量采购，也叫集中采购，通常有两种方式：一是把本旅行社各部门和全体销售人员接到的订单集中起来，统一以一个渠道对外采购；二是把集中起来的订单尽可能集中地投向一家或尽可能少的供应商进行采购，以最大的购买量获得最优惠的价格。 四、正确处理预订和退订、预订和增订的关系 旅游属于预约性交易，旅行社一般在年底根据其计划采购量，与旅游相关行业洽谈其第二年的业务合作。计划采购量一般是由旅行社参照前几年的实际客流量，并根据对来年的市场预测确定的。计划数额与实际需求之间总会有差距，这就要求旅行社有良好的预测、约定和应急能力，能处理好预订和退订、预订和增订的关系。 五、正确处理计划变更的采购 旅游计划的变更及突发事件的发生，都会影响到旅游活动的进程，并影响到原先的采购，这就需要对采购工作进行调整。 一般来讲，计划变更后的采购工作，应遵循以下三条原则：变更最小原则、宾客至上原则、同级变通原则。 任务一 建立采购协作网络 任务二 进行采购 任务三 采购业务的管理 知识目标 1．熟悉旅行社的协作关系网络 2．掌握采购合同的基本写法 3．掌握旅游相关产品的采购工作流程 4．掌握采购的技巧 5．了解采购业务管理的内容 技能目标 1．能够收集协作关系信息，建立采购协作网络 2．能够拟定采购合同 3．能够按照工作流程对旅游相关产品进行采购 4．能进行采购业务的管理，有效地采购。 计调采购工作流程图 ： 表5-1 计调采购工作流程表 符合旅行社的财务管理规定 与协作单位进行结算 计调部及接待部工作人员根据《合作协议书》中的相关规定，及时将发生的费用及明细账报给财务部，财务部根据本社的财务管理规定及《合作协议书》中的规定，审核、确认相关账目无误后办理结算和付款。 报账结算 准确、清楚、完整地填写《**预订单》、《**变更/取消单》，特别注明团中的特殊要求。 订购工作的开展 计调根据外联人员的业务开展情况，制订接待计划，并落实具体的订购工作。 落实订购工作 相关资料及规定的内容要求全面、详细 整理签约单位的相关资料及规定 把签约单位的相关资料及规定整理成列表，并发给相关部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工作。 整理相关资料 保证旅行社的合法利益 《合作协议书》的拟订 1.采购人员根据协商的结果，利用本社的标准采购合同文本，拟订《合作协议书》。 2.经签署的《合作协议书》编号存档后，送外联部、接待部、财务部等相关部门备案。 签订《合作协议书》 调查资料要求全面、准确、有效。 采购对象的调查与选择 1.根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划，组织采购人员调查、收集餐饮部门、宾馆、交通部门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相关信息资料。 2.经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作单位实地考察。 3．经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符合旅行社要求的协作单位联系，初步协商合作事宜。 选择采购对象 标准 重点 工作内容 流程 ★任务引入 华信旅行社安排你负责食、住、行、游、购、娱等相关产品的采购，你认为旅行社应与哪些部门建立协作关系，以及如何建立协作关系？ 任务一 建立采购协作网络 ★任务认知 案例1：无奈放弃旅游团队 案例2：黄金周出游没有住处成问题 旅行社采购工作非常重要，在采购时应遵循：供给保证原则、质量保证、成本领则等原则。 为保证所需旅游服务的供给，旅行社必须建立广泛的采购协作网络。建立采购协作网络是指旅行社通过与其他旅游企业以及与旅游业相关的各个行业、部门洽谈合作内容与合作方式，签订经济合同或协议书，明确双方权利、义务及违约责任，建立起广泛而且相对稳定的旅游服务供应系统。协作网络的建立是旅游服务采购的基础工作。 ★相关分析 一、选择采购对象