第7章 管理数据.pptVIP

* 第7章 管理数据 数据管理主要包括对数据的有效性进行设置以及对数据进行筛选，其中，数据有效性可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地完成数据的输入。而筛选可以快速的从众多数据中查找到符合条件的数据，从而重新整理数据。在管理数据的过程中，还经常使用分类汇总功能，即在适当的位置加上统计数据，以便更好的显示工作表中的明细数据，并分析数据反映的变化规律，从而为用户使用数据提供决策依据。 * 本章知识要点： 数据排序 筛选数据 分类汇总 数据透视表和透视图 * 7.1 数据有效性 数据有效性主要用于设置在单元格中输入数据的权限范围，它可以确保数据录入的正确性和完整性。本节主要介绍如何设置数据的有效性条件，以及设置输入信息和出错警告信息等。 7.1.1 设置有效性条件 有效性条件的设置，可以限制某些数据输入的范围，如将单元格的数据有效性设置为整数时，则不可以输入文字信息或其他的小数或百分数之类的信息。 * 7.1.2 其他有效性信息设置 用户除了可以设置序列或日期的数据有效性外，还可以设置数据输入时的显示信息，以及数据输入错误时的出错信息等。本节主要学习如何设置输入信息及出错警告的方法。 * 7.2 排序 排序有助于快速直观地显示数据，并查找所需数据，还有助于做出有效的决策。在Excel中可以对文本、数字、时间等数据进行排序操作。另外，用户可以按照Excel本身默认的排序顺序进行排序，也可以进行自定义排序。 * 7.2.1 数据排序 当用户将数据输入到工作中，则其中的数据是按照用户所输入顺序进行排列的。这样工作表中，数据是非常混乱。为了便于对数据进行分析等操作，必须要先对数据进行简单的排序操作。 * 数据类型 排列方式 数字 数字按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期 日期按从最早的日期到最晚的日期进行排序。 文本 字母数字文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。例如，含有“A100”文本的单元格，会将这个单元格放在含有“A1”的单元格的后面、含有“A11”的单元格的前面。 文本以及包含存储为文本的数字的文本按以下次序排序:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + = A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 撇号 () 和连字符 (-) 会被忽略。 逻辑 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 错误 所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。 空白单元格 无论是按升序还是按降序排序，空白单元格总是放在最后。 7.2.2 自定义排序 自定义排序是根据用户在【排序】对话框中，设置排序条件来进行排序的。而默认的排序次序是按照系统提供的次序进行排序的。本节主要介绍如何进行自定义排序以及了解默认的排序次序。 * 7.3 筛选数据 一般来说，筛选是指一种从多数物质中按照预定目标，就某种具有特定属性的物质进行精选的操作过程。而在Excel中，用于快速查找工作表中特定的数据，可以根据条件将符合条件的数据显示出来，隐藏不满足条件的数据。 * 7.3.1 筛选概述 筛选过的数据仅显示那些满足指定条件（指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。）的行，并隐藏那些不希望显示的行。筛选数据之后，对于筛选过的数据的子集，不需要重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印。 * * 7.3.2 自动筛选 自动筛选是一种快捷的筛选方法，用户只需单击【筛选】按钮，启用列筛选器。此时，用户只需单击该列筛选器下拉按钮，从其下拉列表中选择相应选项，即可对数字、文本及日期进行筛选。 方式 功能 等于 当数据项与筛选条件完全相同时显示。 不等于 当数据项与筛选条件完全不同时显示。 大于 当数据项大于筛选条件时显示。 大于或等于 当数据项大于或等于筛选条件时显示。 小于 当数据项小于筛选条件时显示。 小于或等于 当数据项小于或等于筛选条件时显示。 开头是 当数据项以筛选条件开始时显示。 开头不是 当数据项不以筛选条件开始时显示。 结尾是 当数据项以筛选条件结尾时显示。 结尾不是 当数据项不以筛选条件结尾时显示。 包含 当数据项内含有筛选条件时显示。 不包含 当数据项内不含筛选条件时显示。 * 7.3.3 高级筛选 在实际工作中，往往涉及到运用自动筛选无法完成的工作，此时用户可以使用高级筛选功能完成复杂筛选。下面主要介绍如何创建筛选条件，以及进行筛选的具体方法。 7