第9章 打印工作表.pptVIP

第9章 打印工作表 工作表的创建完成之后，可以将其打印成报表，使用户能够更方便的进行查看。为了使打印出的报表更加完美，需要对工作表的页面进行相应的设置，如可以设置工作表的纸张大小，或者为其添加页眉和页脚等。 另外，通过使用打印预览功能，能够在打印之前对工作表的制作效果进行查看，避免了因多次打印而浪费时间和纸张。 * * 本章知识要点： 设置页面方向和大小 设置页边距 添加页眉和页脚 使用分页符 打印预览 设置打印范围 打印工作表 * 9.1 准备打印操作 如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel将自动为其分页，并添加分页符，这些分页符的位置取决于纸张的大小、页边距的设置和打印比例的设定等因素。另外，用户还可以在工作表中插入分页符，进行手动分页，并对打印区域进行设置。 9.1.1 插入分页符 当用户不希望按照固定的尺寸进行分页时，Excel允许用户手动插入分页符。其中，分页符又可以分为水平分页符和垂直分页符两种。 * 9.1.2 移动和删除分页符 插入分页符后，如果需要调整分页符的位置，可以在【分页预览】视图中，利用鼠标拖动分页符，以调整其位置；若对分页效果不满意，还可以将分页符删除。 * 9.1.3 设置打印区域 在默认状态下，Excel会自动选择有文字的最大行和列的区域作为打印区域进行打印。但如果只需要打印工作表中的某些数据或图表，则可以通过打印区域的设置来进行。 * 9.2 页面设置 Excel的页面是由众多行和列组成的，为了使打印出的工作表布局合理美观，可以对工作表的外观进行设置。本节主要介绍进行页面设置的方法和技巧，如设置页边距和Excel独有的工作表设置。 * 9.2.1 设置页面 在Excel中，使用页面设置功能可以设置工作表的打印方向、缩放比例、纸张大小等。设置页面既可以利用【页面设置】对话框，也可以利用【页面设置】组来完成。 * 9.2.2 设置页边距 页边距是指打印工作表时，数据区域的边界与纸张上、下、左、右边缘的距离。设置页边距，同样也可以利用【页面设置】组和【页面设置】对话框。 * 9.2.3 设置页眉和页脚 页眉和页脚分别位于打印页的顶部和底部，它能够为打印出的文件提供很多相关属性，如页码、日期、文件或表名等。 * 名称 功能 奇偶页不同 启用该复选框，则工作表中奇数页和偶数页上的页眉页脚，各不相同。 首页不同 启用该复选框，则工作表中，第一页上的页眉页脚，与其它页上的不相同。 随文档自动缩放 启用该复选框，则页眉页脚夫随文档变化自动缩放。 与页边距对齐 启用该复选框，则页眉页脚与页边距对齐。 * 9.2.4 设置工作表 Excel具有独特的设置工作表功能，利用该功能，可以对打印区域进行更改，或者对打印标题进行设置。另外还可以对打印时是否采用网格线等内容进行详细设置。 * 9.3 预览及打印工作表 打印工作表之前可以使用预览功能，查看工作表的制作效果，若效果满意再利用打印机进行输出。本节主要介绍如何进行打印预览，以及设置打印范围的方法和技巧。 9.3.1 打印预览 Excel的打印预览功能可以模拟打印设置的效果，用户可以在预览之前对工作表页面进行设置，也可以在【打印预览】窗口中完成设置。 * 名称 功能 打印 单击该按钮，可以打开【打印】对话框。 页面设置 单击该按钮，即可在弹出的【页面设置】对话框中，进行相关设置。 缩放比例 单击该按钮，可以放大或缩小页面的显示比例。 上一页 单击该按钮，显示下一页。如果下面没有可显示页，按钮呈灰色显示。 下一页 单击该按钮，显示前一页。如果上面没有可显示页，按钮呈灰色显示。 显示边距 单击该按钮，可显示或隐藏用于改变边界和列宽的控制柄。 关闭打印预览 单击该按钮，关闭打印预览窗口，返回活动工作表。 9.3.2 打印工作表 如果对预览窗口中的效果非常满意的话，即可输出工作表。在输出之前，还可以对打印机、打印范围、打印内容以及打印的份数进行设置。 * 名称 功能 名称 单击该下拉按钮，可以在其列表中选择要使用的打印机。 状态 显示当前打印机的工作状态，如“空闲”、“打印”等。 类型 用于标识所选打印机的类型。 位置 如果选择网络打印机，该栏将显示网络打印机的位置；若选择本地打印机，则显示打印机的端口。 备注 显示打印机的特殊说明。 属性 单击该按钮，即可在弹出的对话框更改所选打印机的选项。 查找打印机 单击该按钮，即可查找网络上未列出的打印机。 打印到文件 启用该复选框，可以将工作表打印到文件中。