Office从入门到精通(20110402)[1].docVIP

从入门到精通 微机实用技巧讲座第一讲　办公系统的安全性 (2011/03/07) 引言 当前，办公系统的保密管理，是一个迫切需要解决的问题。 近年来，由于计算机及其网络应用的日益普及，秘密信息的载体形式和传输方式与以往相比发生了很大变化，计算机及其网络和外设（U盘、移动硬盘、闪存卡等）的泄密问题日渐突出。 第一节　文件的安全性 在此，以Office2003办公软件中的Word为例，介绍一下文档、报表等事务性文档的加密步骤和方法。 一、新建文档文件加密 第一步，打开Word，建立新文件。 第二步，编辑、完成文件内容。 第三步，在“文件”菜单上，单击“保存”，填写文件名后，点击右上角“工具”中的“安全措施选项”执行以下操作： 创建打开文件密码（用于保密文件） 在“打开文件时的密码”框中键入密码，再单击“确定”。 创建修改文件密码（用于面向客户的共享电子文档） 在“修改文件时的密码”框中键入密码，再单击“确定”。 　　同时勾选“建议以只读方式打开文件”前的复选框。 第四步，确定保存，返回/退出。 二、已有文档文件加密 第一步，打开已有文件。 第二步 ，在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡。 第三步，执行下列操作之一： 创建打开文件密码（用于保密文件） 在“打开文件时的密码”框中键入密码，再单击“确定”。 创建修改文件密码（用于面向客户的共享电子文档） 在“修改文件时的密码”框中键入密码，再单击“确定”。 　　同时勾选“建议以只读方式打开文件”前的复选框。 第四步，确定保存，返回/退出。 　　注：Office系列办公软件的文件加密操作均可依此进行。 第二节　电脑的安全保密设置 电脑（台式机、笔记本等），因工作需要会存储大量的机密数据、客户资料。为保证数据信息的安全性，建议对用户设置登录权限和登录密码。 一、电脑用户登录密码的设置 第一步，打开Windows系统中的“控制面板”。 第二步，选择并点击“用户帐户”，选择一个需要更改设置（用户名、权限、密码）的用户。 第三步，点击“创建密码”，执行以下操作： 在“输入一个新密码”框中键入密码。 在“再次输入密码以确认”框中再次键入该密码。 在“输入一个单词或短语作为密码提示”框中输入密码提示信息。 第四步，点击“创建密码”，成功创建用户密码。 第五步，重新启动电脑，使用新密码登录系统。 二、待机屏保密码的设置 第一步，在桌面空白处，点击鼠标右键，选择“属性”。 第二步，选择“屏幕保护程序”选项卡。 第三步，选择自己喜欢的屏幕保护程序。 第四步，根据自身的实际情况，设置待机屏保的触发时间（不少于1分钟）。 第五步，勾选“在恢复时使用密码保护”复选框。 第六步，点击“确定”，设置成功。 第三节　照片、录像资料的保密 　　对于存储于Windows Professional版本操作系统中的文件来讲，系统不提供文件夹加密功能。 　　对于照片、录像资料等，不能直接进行加密操作。可以选择以下方法进行“保密”存储。 　　一、文件/文件夹隐藏 　　第一步，选中需要保密的文件或存储有相关文件的文件夹，点击鼠标右键，选择“常规”选项卡。 第二步，勾选“隐藏”复选框，选择“确定”退出，即可将所选文件夹/文件隐藏。 二、文件/文件夹隐蔽 第一步，在硬盘数据分区建立“木马”文件夹。 第二步，选中需要进行保密的文件/文件夹。 第三步，点击鼠标右键，选择“移动到文件夹”选项，将其移动到 “木马”文件夹的深层。 例：将“我的文档”中的“销售统计”文件夹，移动到“E:\游戏\单机游戏\益智类\植物大战僵尸\我的秘密\”。这样不易被外来人员轻易发现。 第四节　移动存储器的安全保密设置 对于市场营销人员而言，移动办公设备是日常工作中最为有效的辅助工具，也是最易于丢失的随身物品。往往这类设备的遗失，不仅使自己辛苦积累的客户资料、销售数据等付之东流，更可能由此引发很多不必要的麻烦和司法危机。 因此，对移动存储设备（主要是移动硬盘、Ｕ盘、闪存卡）的保密设置提出如下建议： 一、选用含“密码保护”／“Ｕ盘分区”功能的移动存储设备。 二、在设有登陆密码的工作电脑中随时更新移动存储设备中的资料。 三、养成良好的“随身行”习惯（特别是在公司以外场所，使用移动办公设备，一定做到“盘”随人走，不能使其离开自己的视线范围，以免丢失或被恶意复制）。 第五节　密码的设定规则 为了使自己设定的密码起到更大的作用，不易于被别有用心的人员轻易破解，建议使用以下规则进行设定： 一、不使用简单组合（如888888、123456、123123……）。 二、不使用自己或者亲友的生日作为密码。 三、不使用随意看到、想到的数字或者字母组合作为密码（以防自己很快忘记）。 四、建议使用“英文字符A-Z”+“_”+“数字0-9”的混合组合方式。