采购成本控制方案及流程.docVIP

采购成本控制方案及流程 由于公司的产品成本中直接材料成本占产品总成本的比重较大，对采购成本的控制是公司成本控制的重要环节，也是公司降低成本的主要途径和方法，所以加强对采购业务的控制是内部控制的重点。 采购业务的会计管理制度和采购业务流程： 采购业务的会计管理制度： （1）、采购环节实行职责分离控制； ①、批量采购申请由制造MC部门提出，由制造MC部门负责采购；对零星采购由制造MC部门、研发部门和行政部门提出申请，由采购部门负责采购； ②、采购人员和MC部门人员不能对采购的货物进行验收工作； ③、付款的审批人员和执行人员不得办理寻找供应商及采购价格的谈判业务； ④、货物的采购、保管、使用人不能担任记账工作； ⑤、付款的审核人不能担任付款的执行人员； ⑥、记录应付账款的人员不能担任付款职务；　 2、请购及审批制度 （1）、批量请购及审批制度： 　PMC部PC根据销售订单及销售预测，结合生产进度、用料计划，编制《物料需求计划表》，经部门主管或分管总监审核后交PMC部MC采购。PMC部MC根据现有材料库存《请购单》编制《采购订单》。 批量请购作业的管理流程： 流程说明： ⑴、营销中心业务管理部将《销售订单》和《销售预测表》定期下达给PMC部PC； ⑵、PMC部PC根据《销售订单》和《销售预测表》，编制《物料需求计划表》，经部门主管或经理审核后，交PMC部MC； ⑶、PMC部MC根据审核后的《物料需求计划表》，结合现有库存，编制《请购单》，经部门主管，分管付总经理审核； ⑷、财务部对《采购订单》的数量、单价和金额审核后交MC负责采购；（此项上ERP后做） ⑸、批量采购的物料前提条件是由采购部门已确定好且有采购合同的供应商，对没有采购合同的供应商需要采购物料的，PMC部MC不能下达采购订单。 （2）、零星材料请购及审批制度：　　 　　零星材料采购是指起订量较小且目前没有供应商，需要由采购部待开发供应商或者需要进行临时采购的物料，公司目前此项业务主要有：研发部门的需要采购的新材料、办公用品、维修材料和销售样品等等。 零星材料采购流程： 流程说明： 　⑴、公司相关请购部门根据需要，编制《请购单》，请购的编制分类如下： 　　　研发部门需要采购的研发材料，由研发部门编制《请购单》，经研发中心经理审核签字后交采购部；公司各部门需要的办公用品，由各部门在每月二十五号前将部门主管审核后的《办公用品申请单》交行政人事部，由行政人事部编制《请购单》经部门主管审核后交采购部；对生产用物料（指该物料目前没有供应商，需要采购部协助购买）、修理用材料由制造使用部门编制《请购单》，经分管主管审核后交采购部；对后勤设备维修由行政部提出，制造设备部负责编制《请购单》；品质检测使用的量器具由品质部编制《请购单》，交采购部采购； 　⑵、采购部在接收到经过审核的《请购单》后，及时寻找供应商，并对数量和金额较大的进行询价和比价完成后，编制《订购单》并将附件一起交财务部预算会计审核； 　⑶、财务部主要对《订购单》的数量、价格依据进行审核，审核后交采购部；采购部根据审核后的《订购单》进行物料采购； 　⑷、采购部将物料采购回公司，交品质部门检验合格后，由仓库办理验收入库手续；对办公用品交行政人事部办理验收入库手续。无论是批量采购或是零星采购，《请购单》或《采购订单》须交验收部门办理入库。 3、采购物料价格审核、采购合同及供应商管理： （1）、采购物料价格审核管理： 物料价格审核流程： 　流程说明： ⑴、研发部或生产技术部将新产品图纸和报价需要的资料一起提交给采购部，采购部对技术部提交的资料进行了解后，并签字确认；特别说明：研发部或生产技术部提交的资料必须要有主管及部门负责人的签字确认； ⑵、采购部对研发部或生产技术部提交的资料及《产品报价表》传真、快递等其他方式给三家（含）以上的供应商进行报价； ⑶、采购部对发出的《产品报价表》，必须要有书面的报价要求，并明确规定报价的时间截止点，同时将书面的报价函、报价信封袋等快递给供应商； ⑷、采购部要求供应商在规定时间内将做好的报价表装在报价信封袋内，并在封口加盖公章后快递或者邮寄给财务部出纳； ⑸、财务部在规定时间内收齐各供应商的报价表、采购部提交的《供应商考察表》后，组织公司核价小组人员对各供应商报价折封进行讨论，并确定产品供应商； ⑹、对供应商考察后，对原有的报价进行讨论，给出其目标价格，让供应商进行第二次报价； ⑺、只有报价经小组成员确认后，采购部起草合同，进入合同评审。 以上产品的报价是针对目前公司采购量大的原物料，在报价前采购部必须对预备的供应商进行详细了解；对年采购量较少的物料（如年采购量少于50万元），暂不走此流程。 另外，以上报价流程也适用于对供应商变更和要求供应商降价。 （2）、采购