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IFS 产品手册－ 文档管理 2-6 IFS 应用系统－文档管理组件 2.6.1 文档管理组件概览 IFS文档管理系统所管理的文档范围包括 : 需要在计算机上创建、修改、流转、审批、保存和发布的文档； 需要与对象关联（主要指设备、工单、项目等）的文档； 需要用模板统一格式的文档（如公文、公函等）； 需要以电子文档形式保存的文档； 需要在网上共享的其它文档。 IFS 文档系统既可以管理实物形式的文档文件，也可以管理电子形式的 文档文件。 实物文档的属性有文档来源、责任部门、存放位置、借阅部门、借阅人 、借阅日期、原始应用程序、版本管理等，该系统可以追踪实物文档的 借阅与归还、版本更新等。 电子文档即以文件的形式保存在文件服务器中的文件。对文件的管理必 须首先对其进行分类，这是进行其他工作的基础。文档管理流程中的文 档编辑模板、文档的编号、文档的访问用户、文档的审批流程、文档的 分发、文档的查询等环节均与文档类别有关。 IFS 支持以文档模板创建新文档，文档模板基于文档信息的文档类别、 文档格式和文档语言三个字段属性唯一确定。通过该系统可以实现电子 文档的创建、上传到服务器、与对象（如设备、工单、项目等）关联、 审批、发布、分发、查阅、修订等全过程的管理。同时还支持一些辅助 功能，如文件夹方式管理文档、基于里程碑的文件包的管理、文件的父 6—1 IFS 产品手册－ 文档管理 子结构的管理等。 2.6.2 文档管理组件的功能与特征 IFS/文档管理集成且管理每个 IFS 模块中所有文件以及与以前安装的 OA系统和文件生成应用系统的接口。另外，IFS/文档管理保证了每个文 件均被保存、管理和组织，并容易进行适当的修改。 IFS 文档模块提供了快速创建文件的模板。这可确保每个文件都具有标 准格式和外观。而且该模块可兼容任何类型的文件。 IFS 文档模块可设置新文件和修改文件的批准途径，批准途径不仅节省 时间而且高效，同时可增强公司内相关的不同部门之间的合作。 可根据身份、作者和作者要求对文件进行分类。例如：可根据部件或客 户、属性、修改日期等进行文件分类。分类时设置的参数越多，则可进 行的检索选项也越多。 分发新文件和修改文件到正确的部门非常重要。该功能可轻松定义如何 分配及何时分配的参数。该主动程序支持多种分配方式和介质，包括硬 拷贝和在线分发。 可用一个数据库存储所有文件。文件被分类后，附上文档文件，该文档 可被联接到或联接自IFS 应用系统内的任何对象。 IFS 文档管理的文件包可在包含了文件和相关信息的文件包内组织文件 6—2 IFS 产品手册－ 文档管理 ，可在文件包中添加重大事件和计划完成时数，可轻松创建联接时间、 进度和追踪信息的链接。 2.6.3 文档管理组件与 IFS 其他产品的联系 IFS/