管理沟通 教学课件 作者 许罗丹 第八章 开会的规则.pptVIP

第八章 开会的规则 第一节 开会前 一、会议的目的 1.信息传达与共享 2.员工指导与培训 3.员工激励与动员 4.矛盾协调与解决 5.决策改进与创新 6.联系构建与维持 二、会议的议程 议程是会议的关键要素，分别包括“何时开会”、“在何地开会”、“具体讨论什么议题”、“每项议题的商讨持续多长时间”以及“具体的参加者有谁”等。此外，我们需要通过议题的重要性、紧急性，与组织目标的相关性等因素确定议程的优先顺序。 三、角色分工 与会者的选择及其角色分工对会议的效果起着至关重要的作用。詹姆斯·奥罗克（James O’Rourke）提出，与会人员一般具备下列条件：“那些必须贯彻或执行会议决策的人；那些可以提供有价值的信息或好主意的人；那些能够赞成会议结果的人；那些能够支持小组意见的高层管理者；那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人；那些对决策的成功而言不可或缺的人”。根据上述条件，我们结合会议要求和目标选定参加会议的人选。 四、会务组织 会务组织是一项琐碎细致的工作。会务清单有助于有序并准确无误地做好组织工作。其中，最重要的是开会地点的确定，影响因素包括地理位置、气候、安全性、标识、费用、房间大小、座位质量和舒适度、会议桌以及开会设备等。 第二节 开会时 准备充分的会议是好的开端。然而，一旦会议开始，我们又要面对新的问题，例如，会议的大概流程是什么？如何处理突发事件，比如天气突变或与会者突然生病等问题？如何制定会议的预算及其控制？如何鼓励与会者的积极参与？如何促进会议共识的形成？ 会议的成功标准之一是“达成共识”，因此，我们需要从程序上、从会议预算及成本上、从危机应对的角度确保会议取得成效。 一、会议的基本程序 （1）阐述会议的主题及其目的，使与会者明确对会议具有高相关性和潜在价值的信息。 （2）介绍与会者，使与会者之间有基本的了解。 （3）解释会议议程，使与会者清楚讨论的规则和时间限制。 （4）确保每一位与会者具有平等的发言机会，展开充分的讨论。 （5）及时处理会议的干扰（如打瞌睡等），激发与会者的兴趣和参与性。 （6）随时控制会议进程，提醒发言时间，避免讨论偏离主题。 （7）在每个议题讨论结束后，对意见统一和有分歧的观点加以总结或评论，引出下一个议题。 （8）在每场会议结束后总结会议达成的共识或取得的成果。 二、会议预算的合理控制 会议的预算具体包括下列四个方面： （1）交通费用。 （2）会议设施费用。 （3）餐饮费用。 （4）杂费。 三、成熟的危机管理 会议过程中突发状况层出不穷。为了应对这么多的危机情境，我们需要有成熟的危机管理体系进行动态的调整和控制。首先，最重要的是要有危机意识。 1、 预测可能碰到的危机，针对具体的危机情境制定详细的危机处理预案。 2、重视沟通的作用，获取负责人的联系方式，注意与各设备和服务供应商保持密切联系，要求各供应商出现特殊情况时提前给出通知。 3、了解酒店突发事件的应急部门及其工作程序，例如酒店附近的医疗服务等。 4、 密切追踪酒店入住情况。 5、 在会议议程中标明紧急情况的联络号码和联络人。 6、在登记表中询问与会者是否具有“特殊需要”，例如轮椅服务等。 7、在与各供应商的合同条款中详细提出服务要求，标明特殊情况下的让步条款。 第三节 开会后 会议结束时，备案、追踪会议决议的落实情况以及会议评估成为主要的工作内容。 一、会议备忘录 　　会议的备忘录理清了下列几个问题： 　　1、会议的主题是什么？ 　　2、会议的时间、地点和与会者的具体信息是什么？ 　　3、会议的主要发言内容是什么？ 　　4、会议达成了哪些共识？存在哪些意见分歧？ 　　5、未来有哪些行动？每项行动各由谁负责？具体的时间安排如何？ 　　6、下次会议讨论的议题可能是什么？ 二、会议评估 　　我们运用会议评估及时总结已有的经验，从会议的准备、执行和会后的效果等多角度评价会议的质量。常用的会议评估方法是问卷调查、访谈和现场观察等。杰拉尔丁·海因斯（Geraldine Hynes）在《管理沟通：策略与应用》一书中介绍的会议评估表立足于下列9个要素：（1）会议目标的清晰度；（2）解决问题的系统性；（3）与会者的出席率；（4）干扰的有效处理程度；（5）会议形式的恰当性；（6）会前细节的安排；（7）时间安排；（8）不开会是否能够达到确定目标；（9）会议目标的实现程度。 * *