管理沟通 教学课件 作者 许罗丹 第九章 学会用信息.pptVIP

第九章 学会用信息技术 第一节　信息时代的沟通 　　科技从来都是一把双刃剑，为我们的沟通带来便捷和无限美好遐想的同时，也给我们制造了新的沟通困境和障碍。就拿短信拜年来说，一方面，我们能够在短时间内为数百位朋友发送新年的祝福，体现信息传播的高效率；另一方面，正是这种高效率，我们需要花更多的时间做出回复，或阅读经过无数次“转发”、“群发”的类似短信。有人表示，这反而“成为了烦恼和负担”。此外，短信内容的雷同也使真心诚意的“拜年”打了折扣，忽略了沟通对象独特的期望、偏好和人生经历。 信息科技的发展说到底为沟通带来哪些积极或消极的影响呢？ 一、对沟通主体的影响 1、焦虑感 2、疏远感 二、对沟通效果的影响 1、信息量 2、即时性 三、信息技术类型的选择 （1）信息。（2）时间。（3）成本。 第二节 如何运用信息沟通技术 我们准备以电子邮件、电话录音、视频会议和电话这四种主要沟通工具为例，探讨如何运用信息沟通技术。 1.电子邮件 本书第三章已经介绍了如何使用电子邮件。这里我们简要分析在使用电子邮件之前需要考虑的问题： （1）沟通对象是否习惯使用电子邮件？ （2）沟通对象是否非常忙碌？ 　　2.电话录音 我们在设置电话录音留言时要做好： （1）留言简洁清晰，让对方从声音中感受到微笑。例如，“您好！我是王红，请留言，我会给您回电话。” （2）慎用开玩笑式的留言。有人喜欢在电话录音的留言中发挥“幽默”的特色，例如“您好，你拨打的电话已欠巨额费用，如果您知道机主的下落，请通知XX派出所，联系电话是XXXXX。举报有奖！” （3）提示打电话一方如何跳过提示信息，避免对方花费长时间听提示音产生不耐烦的情绪。 　　3.视频会议 　　参加视频会议前，我们要考虑下列特点： 　　（1）摄像头可能放大与会者的细节，例如拨弄头发的动作，皱鼻头等。 　　（2）发言时，声音的传播可能延时或断续。 　　（3）并不是每一位与会者都可能在摄像范围内。 　　结合这三个主要的特点，我们提出下列建议： 　　（1）注意自己的穿着、表情和动作。 　　（2）发言时，语速要适中稍缓，吐字要清晰明朗，在“发言结束”时要加以提示。在别人发言时，注意保持安静，耐心认真倾听。 　　（3）每一位与会者要简要自我介绍，说明开会时的所在地。对没有在摄像范围内的与会者同样要加以介绍，使其具有参与感。 　　４.电话 　　（1）注意电话礼节。 　　（2）选择打电话的合适时机。 　　（3）交谈热情委婉，积极倾听，重要的信息点注意重复确认。 　　（4）多从对方的角度考虑。 第三节 如何运用PowerPoint PowerPoint是创建演示文稿的应用软件。演讲时， PowerPoint文档中的图表和文字有助于沟通受众理清演讲思路，增强兴趣和接受能力，理解信息量大的图标和文字，加深对演讲中信息点的印象。本节不详细介绍PowerPoint的制作方法，而是借鉴玛丽·蒙特（Mary Munter）在《管理沟通指南》中对视听辅助工具的分析思路，从PowerPoint如何在演讲中发挥作用这一角度出发，探讨PowerPoint文档的总体设计、每张图表的设计以及具体的操作演练等。 一、总体设计 PowerPoint的总体设计基于三个关键因素，分别是模板选择、颜色和逻辑结构。 二、每张幻灯片的设计 三、具体的操作演练 * *