管理沟通 教学课件 作者 许罗丹 第六章 写出成效.pptVIP

第六章 写出成效 　　每当我问起：“你会听说读写吗？”很多人的反应都是一愣，然后说：“怎么可能不会呢？”我再问：“你能写得好吗？”有的人开始露出怀疑的神情。还有更多的人在准备拿着本科毕业证书走进职场时，才意识到即便自己在大学四年中苦学专业知识，积极参与实践，但是却无法很好地体现在个人简历和求职信中。 　　很多的管理者都认为，假如我们能够写出意思明确、措辞简洁而准确的备忘录或报告，我们在工作团队中往往会成为受欢迎的人。虽然不一定因此而获得提升，但假如我们经常写很差的备忘录和报告，却可能因此而使自己的职业生涯停滞不前。 　　围绕上述经常出现的问题，本章将综合运用前面提及的写作策略，尝试写好个人简历、求职信、备忘录和正式报告。 第一节　个人简历 　　简历是个人经历的浓缩。好的简历不仅能够让别人了解我们曾经接受过什么教育、学习过什么专业课程、参与过什么社会实践活动，而且也能够让别人从已有的信息看到我们的能力和未来的潜力。那么，好的简历要具备哪些基本条件？我们应该如何写好简历？ 一、好的简历具备哪些基本条件？ 　　（1）写作目的明确 　　（2）内容详实，重点突出。 　　（3）版面简洁，结构清楚。 　　（4）信息真实可信，尽量量化。 二、如何写好简历 　　首先，我们理清思路，提取和整合信息。 　　其次，根据以上分析思路，我们尝试编写简历的基本框架。 　　最后，根据已制定的简历基本框架，运用具体数字量化，增加材料充实简历内容，例如，在“项目经历”和“实习与工作经历”中，可以补充材料说明自己对团队工作的影响和发挥的作用 。 第二节　求职信 　　求职信顾名思义就是我们写给招聘方的信函，针对公司的特定要求进行“自我推销”，表示对目标工作的热衷，说明自己是目标工作的“不二人选”，希望对方考虑我们的求职申请。然而，我们从简单的一封求职信中却总能发现一些有趣且无效的语句。 一、如何写好求职信 首先，我们可能对字迹潦草、通篇错别字或者申请的职位与公司需求不一致的求职信缺乏耐心。此外，我们可能对缺乏必要的礼貌，或者密密麻麻一页纸，很少空白的信件也很难形成良好的第一印象。你可能很快发现，求职信的版面简洁清晰、求职意向明确是非常重要的。 其次，过分吹捧公司的地位和发展空间、过分吹嘘自己的辉煌成就的求职信往往让人读不下去，例如，“贵公司这几年的发展真是如日中天”，“我相信我将是所有申请者中最合适、最棒的！”“我在销售方面有极高的天赋，相信我一定会有一番大作为”。你会从中感受到，一份自信却评价中肯的求职信是非常受欢迎的。我们要慎用形容词，客观准确地评价自己的经历和能力。 　　最后，你可能会把注意力放在这样的求职信上： 　　（1）求职目标明确。简要说明自己从哪里获知招聘信息，为什么对公司感兴趣，要申请什么职位，为什么要申请这一职位； 　　（2）自我认知清晰。合理分析自己为什么适合目标职位，有哪些经历、培训和技能可以说服别人相信自己的判断； 　　（3）自信却评价中肯。进一步探讨自己相对于其他申请者而言具有哪些竞争优势，体现自己的潜力和发展前景，说明自己能够为公司做些什么； 　　（4）积极行动性。对读者表示感谢，提供详细的联系方式。 　　（5）版面简洁，内容准确。哈佛人力资源研究所1992年的著名测试表明，当求职信的内容超过400个单词时，效度只剩下25%。因此，我们要力求简洁，突出重点。 二、这是好的求职信吗 第三节　备忘录 　　备忘录通常用于组织内部信息的传递与共享，例如公司会议的召开、人事的变动、分配工作任务以及项目的进展情况等。信件一般有收件人的具体信息（如姓名和地址），结尾有问候语，在写作前要进行受众分析，通过积极的措辞和语气与沟通对象建立良好的关系。与信件不同的是，备忘录一般更加简明扼要，在格式上包括四个基本要素，即收件人、发件人、主题和日期。 如何写好备忘录 ： （1）主题清晰。 （2）内容明确。 （3）信息准确。 （4）“抄送”谨慎。 第四节　正式报告 一、报告的组成部分及写作 1、文前 (1)标题页 (2)扉页 (3)传送文件 (4)目录 (5)图表目录 (6)简明摘要 2、主体 报告主体是整份报告最重要的部分。有人提出组织报告结构的4P原则，即情况（Position）、问题（Problems）、可选方案（Possibilities）和建议（Proposal）。 另外，在报告主体的写作过程中，我们可以结合具体的任务要求和用途灵活调整报告主体涵盖的内容。 二、综述和主体 1、已知的事实有哪些？ 2、现存的问题是什么？ 3、如何进行研究设计？ 4、研究结果如何？ 5、有什么新发现？ 6、形成哪些解决方案？ 三、总结、结论和建议 1、分析结果是什么？ 2、提出什