Excel在学校人事档案管理的应用.docVIP

Excel在学校人事档案管理的应用 摘要随着学校发展，人数增多，需要日益增大，Excel电子表格方便。Excel电子表格拥有功能强大的函数，能快捷地对数据进行排序、计算、筛选、分类汇总，其强大的数据处理功能，减轻了的劳动强度，。关键词管理xcel函数，它涉及到大量的统计和工作。E提供了简单有效的方法，可以快捷地进行数据计算、排序、筛选、分类汇总，还可与ord联合使用，能，大大提高工作效率。ord做工作，对Excel的接触一般只停留在数据录入上，对Excel的计算和分析数据的能力认识不够，导致Excel使用率不高。事实上Excel功能十分强大，它能独立完成数据计算、排序、筛选、分类ord更方便快捷，更具优越性。 Word主要用于文字编辑，比如简单的文档排版、试卷的制作等等，在Word中也可以绘制表格，但是Word中的表格是静态的，数据只能自己输入，不具备自动运算能力。而Excel主要用于表格数据的批量处理，在Excel中内置了很多用于计算的函数，可以直接调用，也可以根据一定的条件设置自动计算，是一个动态的表格，所以，如果要对大量数据进行批量处理， Excel比Word更有优势。 二、利用Excel创建人事档案表 　　（一）建表 首先要在工作簿中创建“信息采集表”，用于采集所有教职工的信息。 在“信息采集表”第一行中录入名称：“××学校教职工基础信息采集表”，在第二行从A2单元格开始顺序录入字段名：序号、姓名、身份证号、性别、出生日期、年龄、民族、政治面貌、参加工作时间、职称、家庭住址、联系电话等。创建好的工作表如图1所示，此工作表用于录入所有教职工的基本信息。 图1信息采集表 （二）设置身份证号录入格式 很多Excel的初学者发现在Excel中输入身份证号时，在单元格中显示的是“4.222E+17”这样的形式Excel表格里面，输入数字超过了12位数值，Excel则会自动转换为科学记数格式，输入如果超出了15位数值，Excel则会自动将15位以后的数值转换为0”，所以Excel输入身份证号是需要一点小技巧的要输入身份证号的列，然后点击，在弹出的“单元格格式”数字分类下面文本然后确定。将输入法切换到英文状态，然后在单元格中输入一个单引号’”，再输入身份证号，此时Excel中就可以显示身份证号了。单引号性别 2.利用身份证号码自动填充出生日期 身份证号码第7位到第14位表示出生日期，我们可以用以下函数求出：=TEXT((LEN(C3)=15)*19MID(C3,7,6+2*(LEN(C3)=18)),#-00-00) 3.利用身份证号码自动填充年龄 用当前年份减去出生年份即可得到年龄。在Excel中获取当前年份的函数是“=year(now())”。所以我们的公式为：=YEAR(NOW())-MID(C3,7,4)。 （四）数据录入 在表格的格式、函数设计好后，就到了数据录入的环节，这是一个大工程。 一般情况下，我们都是逐行录入。Excel的函数和自动填充功能能帮助数据录入人员减轻工作量，但如果信息量太大，录入数据过多，数据录入人员长时间盯着电脑屏幕难免会出现头晕眼花、出现失误的时候。那么，有没有什么办法能规避这种失误呢？在这里我推荐使用“记录单”功能来录入数据。 “记录单”界面如图2所示，界面简单，便于检查，每次只能记录一个人的信息，因此，可以有效的避免因多次输入导致的手误，降低失误率。 图2“记录单”界面 “记录单”使用方法： 选中第三行任意单元格，选择“数据”—“记录单”，随即弹出对话框单击“新建”，系统会自动创建一空白的数据记录，在各空白框输入相关信息，单击“关闭”，即可在工作表中追加一条数据信息。“查阅”，用于逐一显示每个教职工的信息。“查阅”根据设置项目查阅要添加一个“数值调节按钮”。“视图－工具栏－控件工具箱”，调出“控件工具箱”工具条，从中选取“数值调节按钮”，然后添加到1单元格下面。在添加好的调节按钮上鼠标右键，“属性”，出现控件的属性设置窗口，如图： 数值调节按钮“属性”LinkedCell表示链接的单元格，设置为“1”，当按动“数值调节按钮”时，1单元格中就会显示相应的数值。Max表示显示最大值，可根据工人数的最大值设置，本例中设置为“100”Min表示显示的最小值，设置为“1”点击一下“控件工具箱”工具条中的“退出设计模式”。OFFSET函数?OFFSET函数的：OFFSET（起始单元格，下偏移行数，右偏移列数)?2单元格显示序号，公式 =OFFSET(信息采集表!$A$,$E$1,0)? 这个公式所表达的含义就是利用OFFSET函数从“信息采集表”的A单元格开始，向下偏移某行及向右偏移0列后的单元格内容，显示在本公式所在单元格中。起始单元格”当前工作表中，要加上目标工作表的标签名字，即“信息采集表!$A$”