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归档文件的整理规则 一、归档文件的整理规则含义 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。 “一般以每份文件为一件”，整理单位为“自然件”。几种特殊情况： 1、文件正本与定稿（即机关单位负责人审核签发稿）为一件。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中还会形成历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，一般除定稿需留存外，其他可不归档，但重要文件（如法律、法规等）的历次修改稿都需留存，可与正本合为一件。 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示的，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件。 3、正文与附件为一件。附件是指附属于正文之后的其它文件材料，一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的补充说明或参考，是正文内容的一部分，不可分割。 4、正文与文件处理单（办文单）为一件。文件处理单记录了发文起草、核稿、签发、印刷、核对和来文拟办、分送和办理结果的主要过程，是归档文件不可分割的重要组成部分。 5、原件与复制件这一件。对于制成材料、字迹材料等不利于保管留存的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的文件等），以及使用中出现破损的文件，就应首先复制后再予以整理。 6、转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文是一份文件两种不同的组成部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是要贯彻执行的具体内容，二者在发挥文件效用方面难以分开，应为一件。 7、会议记录每年度为一件。 8、成套的会议材料为一件。 9、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件。 10、成套报表、名册、登记表、图册等一册（本）为一件； 需要注意是：“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条目录。建议各单位立档人员平时把这些“为一件”的两个或两个以上的文件放在一起并装订好，以减少集中整理时的工作量。 二、分年度和分期限 （一）确定分类方案 我县各单位统一采用“保管期限——年度”的方法进行分类。不再考虑分问题或分机构。 （二）分年度 1、判定文件所属年度，一般以文件签发日期（即落款日期）为准。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。 2、召开会议、处理案件等，可能会形成跨年度的文件，这样的文件往往统一放在办结年度归档。如跨年度的会议文件，放在闭幕年；外机关来文与本机关复文为一件的，以复文为准。 3、几份文件为一件时，“件”的日期，应以装订排列在前面的文件日期为准。 4、有的文件没有标注日期，需要通过考证和根据内容加以推断日期，从而确定文件的年度。 （三）分期限。（略） 三、文件的装订 具体装订方法： （一）对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去掉文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠。 （二）两份或两份以上文件为一件，必须进行排序，一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理签（单）的，也要放要前面作为首页；重要文件历次修改稿都需存留的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序在后；不同文字的文件，一般汉文本在前，少数民族文字在后，中文本在前，外文本在后。 （三）装订方式：所有归档文件均采用左下侧对齐。永久、30年的归档文件用线装订或不锈钢订书针装订。10年的归档文件在整理前已合理排序，并已用订书针装订好的，可保持原装订方式。 四、归档文件的排列 归档文件的排列是指对已经分清年度和期限的归档文件采用一定的方法确定先后次序的过程。 一个单位一个年度一个期限的文件往往有上级的、本单位的、同级的、下级的、还有同一机关在同年度的不同时期形成的。这些文件也必须按一定的规律系统排列，才便于今后档案的查找利用。排列的基本要求是：从上至下、先党务后行政、先红头后白头。 1、从上至下，指的是不同责任者之间归档文件排列时，按文件责任者的级别依次排列，即按上级→本单位→同级→下级逐步进行。具体分两种情况： （1）县属单位整理档案时排列顺序为：市直属业务主管部门→市属相关部门→县委→县委办→县府→县府办→人大常委→人大办→政协委员会→政协办→纪委（监察局）→人武部→管委会→本单位党组名义的→本单位行政名义的→县属同级单位（按党群、宣教、政法、政务、计委、经贸、农业、建委等8个系统的单位顺序排列）→下级单位（由本机关确定下属单位文件先后顺序）。 （2）乡镇（街道）整理档案时排列顺序为：市有关单位（一般没有）→县委→县委办→县府→县府办→人大常委→人大办→政协委员会→政协办→纪委（监察局）→人武部→县属各单位（按党群、宣教、政法、政务、计委、经贸、农业、建委等8个系统的单位顺序排列）→本乡镇（街道）党委名义