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各类公文的写作要求.doc
各类公文的写作要求
决定的写作要求
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决定是行政机关普遍使用的一种下行文,它带有稳定性和约束性的特点,一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型。
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一、标题要完整、规范
决定的标题,一般应写明发文机关、事由、文种,而且要规范、准确,特别是事由要准确概括出来。下面几个标题写得不规范:如《关于召开中共××省全体会议的决定》,“中共××省”应是“中国共产党××省委”或“中国共产党××省委员会”。又如,《关于召开中共××省第×次党代会的决定》。乍看没问题,其实是不规范的,“中共”即“中国共产党”的简称,后面又来个“党代会”就重复了,规范的应是《关于召开中国共产党××省第×次代表大会的决定》或《关于召开中共××省第×次代表大会的决定》。作为党的代表大会,一般不用简称,要全称,以示庄重,党的委员会全体会议名称则常用简称。又如《××省人民政府关于教育工作的决定》,这个标题事由写得不够明确,太简单,表意不清,应该写成《××省人民政府关于加强教育工作的决定》。
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二、时间标注要准确
决定的时间标注要注意两个问题:一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准,不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方,可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾,因为决定一般不写抬头和落款。
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三、原由要准确、合理
决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚,简明扼要,有理有据,令人信服。泛泛而谈,根据不足,说理不清的原由没有说服力,不可取。
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四、事项要明确、清楚
一般来说,内容比较复杂的决定,事项要一条一条地表述,把主要的、重要的放在前面,次要的放在后面。结构要合理,层次要分明,内容要合乎逻辑。
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(2)各类公文的写作要求(决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要)
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通告的写作要求
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通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
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一、标题
通告的标题一般有三种写法,一是写明发文机关、事由、文种,如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒卖进出口物件的通告》。二是省略了事由,只写明发文机关和文种,如《中华人民共和国财政部通告》。三是省略了发文机关、事由两项,只写《通告》。一般来说,高级机关发布比较重要事项的通告,标题都应用前两种;事项比较具体,不那么重要的,一般可用第三种。总之,用哪种标题,要根据内容来定。
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二、正文
通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。
原由是发布通告的原因、根据、目的,回答为什么发此通告。
事项,即通告的具体内容。内容比较简单、单一的,可不分条来写;如果内容比较多,则应分列一条一条地写。
结尾,也叫结语,一般写“特此通告”之类的话,以示强调,提起注意。有些通告干脆不用结语,干净利落。
通告是对公众的,一般不用写抬头,标题已有发文机关,并在标题下方署上了日期,则可不用落款,如果标题没有发文机关,又没有日期,落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
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三、写作通告要注意以下问题
(一)不要把“通告”写成“通知”。
“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象范围等都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用,以为让人们知晓的事项都可用通告行文,结果把一些该用通知的用了通告,该用通告的用了通知。
(二)发文目的要明确。
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚,让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没写明目的,或表达不清,有的通告甚至不写原由部分,这是不规范的。
(三)通告事项要符合政策规定。
(四)通告语言要通俗简洁。
通告是一种周知性公文,一般用张贴和登报的方式发布,使全社会都知道通告的内容。因此,写通告要注意语言通俗和简洁,简单明了,一看就懂,篇幅不宜过长,便于张贴和阅读。
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通知的写作要求
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通知是最常用的一种公文,使用频率很高,运用范围广泛。
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一、标题
通知的标题有完全式和省略式两种,完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况:
(一)省略发文单位
如果标题太长,可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》,这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的,一般不能省略,如《中共××省委、××省人民政府批转全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要的通知》。
(二)省略文种
公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知,有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字,或者被批转、转发的公文标题比较长,这时,通知的标题一般可省略文种,省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长(经理)实行任期制度的通知》。碰到这种情况,如果不省略文种,就会出
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