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航运部商务管理员岗位任务说明书 编号：___YD/HY/005拟　　制：_____________ 核准：_____________生效日期：_____________ 一、基本资料 部门名称 航运部 岗位名称 商务管理员 直接上级 商务主管 所辖人员 / 二、工作说明 1、主要职责 1、做好账单流转。 2、及时联系财务审计部做好收、汇款安排。 3、做好营运统计、分析。 4、做好台账和档案资料管理。 5、做好部门内务工作。 2、主要工作内容 1、做好有关账单流转和处理。 2、及时联系财务审计部门做好收付款安排，跟踪反馈收付情况。 3、协助主管做好部门信息管理工作，负责信息的传递、整理。 4、编制营运统计报表。 5、做好部门档案管理工作。 6、管理部门的图书资料。 7、收发部门内各类信函、电文。 8、做好部门会议资料的准备和会议记录等。 9、做好部门文件的接收、传递、起草、打印、发放和管理。 10、做好部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。 11、做好部门内务卫生的管理工作。 12、做好部门各种办公用品的申领、发放。 13、完成上级布置的其他工作。 3、主要工作要求 1、商务处理 1.1做好部门内部账单的收集、核对、整理、登记、流转工作。 1.2及时登记收（付）款通知书，将通知书及时送交财务审计部并做好交接记录；跟踪款项收、付情况，及时向财务审计部门查询。 1.3接收到财务审计部的反馈单后及时将情况通知收（付）款人并登记备案；汇款要按船舶或人员建立档案，如果需要要收集汇款单证提供给申请人。 1.4涉及港口使费、加油费、经纪人佣金等需要公司分管领导审批的款项，要及时将经理签字的汇款通知书和有关单证送给领导审批。 1.5每月27日前要列表统计各轮本月度营运收入实际到账金额，做好营运分析表，做到准确无误，交给商务主管审核。 1.6及时将营运收入结算表于每月30日之前送交财务审计部门。 1.7做好船舶额外劳务费用的登记并及时通知财务审计部，每年年末要统计各轮的额外劳务费发生情况，编制成报表交商务主管审核。 1.8掌握有关款项回收情况，及时联系回收业务余款。 2、档案、台账 2.1要及时登记、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范，无漏登、漏记和翻查不便的情况。 2.2分门别类妥善保管有关合同，做好记录，及时催促各主管将合同归档。 2.3妥善保管文件资料，及时进行整理、归档。其他部门借阅和本部门人员借阅需过夜时要填写“文件资料借阅登记表”。有关资料、档案要按照公司的档案管理规定，及时移交档案室，并做好交接记录。失效的部门文件要及时销毁，原始签发件要打上“作废文件，仅供参考”字样作为历史资料保存。 3、文件收发 3.1接收到发放至航运部的外来文件资料后在“文件资料领用登记表”上登记，并修改“航运部文件资料清单”，及时通知部门经理安排传阅学习。接收到公司文件后要及时安排传阅，然后编号、登记并归档备查。 3.2要及时联系相关部室做好文件会签。 3.3对外发文要规范格式、认真校对、做好登记。 4、内务工作 4.1协助商务主管管理图书室，将图书编号登记在册，做好借阅和归还登记，及时将新到业务期刊分门别类放置于期刊架上，供阅览，图书管理工作要做到井然有序。 4.2收到各类信函要做好登记，加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅，未署名的业务信函要及时进行拆封、处理；接听电话要做好记录，代接电话要留条示意以免误事；部门内各类函、电的收/发记录齐全、规范，并保证收/发的函、电传递到责任人处，避免因传递不及时影响工作。 4.3部门内办公设施和设备登记、造册要及时，内容要全面，定期进行维护保养。 4.4办公用品的申领、发放及时。 4.5资料室和会议室环境干净、整洁。 4.6部门会议资料准备齐全，记录和纪要完整、准确。 4.7积极做好其他部门内务工作，保证部门内务协调、高效；迅速、准确、高质量地落实领导交办的其他工作，并将结果及时反馈。 三、任职资格 因素 细分因素 等级 限定条件 知识 学历 C 航运、管理、外语、经贸、文秘类相关专业专科以上学历或相当程度。 行业知识 C 了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。 专业知识 B 熟悉航运专业知识； 掌握公司安全管理体系以及国际国内安全、防污染公约、规则；了解船舶、航运、港口装卸等方面的知识，掌握账单处理程序。 能力 事务处理能力 B 能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作。 理解能力 A 准确把握本身职务定位、工作内容；准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作；准确理解同事、下属、客户的目的和意图；对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握，反应机敏，能够举一反三。 判断能力 B 能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确的判断从未遇到