信息技术在企业档案管理与应用.pdfVIP

·660· 齐鲁档案论坛 情绪，了解数字档案馆，体验到数字档案馆的优势。 综上所述，数字档案馆的建设作为一项开创性的工作，其发展过 程中肯定会遇到多方面的问题。只要我们能够正视这些问题，总结 经验，吸取教训，努力实践，就会使企业数字档案馆的建设走上一条 正确的发展道路。 信息技术在企业档案管理中的应用 济南钢铁股份有限公司财务处黄修立 进入二十一世纪，科学技术的发展日新月异，计算机的广泛运 用，使人类社会进入到信息化时代。与此同时信息技术的发展与广 泛应用给档案工作提出新的要求，面对信息技术的革命，档案管理工 作也必须与时俱进，档案的数字化建设已成为当前研究的重要课题， 运用信息数据参与企业管理系统的方方面面，进而发展到运用信息 技术完成企业的管理信息系统和制造资源计划系统等组合在一起的 企业信息集成系统，已成为目前的发展趋势。在此环境下，将给企业 的档案管理带来新的契机。 一、档案工作的重要性与紧迫性 我国的档案数字化建设起点较低，进程较慢，积极推行档案数字 化建设，为社会建设服务，已成为我们当前亟待解决的问题，我们要 充分认识档案数字化建设的紧迫性。 l、是提高工作质量和效率的需要。只有实现档案数字化，才能 冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案 的保管和利用职能向信息采集管理和服务职能转变，实现档案信息 资源的合理配置科学管理，为社会提供高效优质的服务。 2、社会发展的必然选择。21世纪是信息化的时代，我国把数字 化社会建设摆在了十分突出的位置首先，数字档案馆是建设数字化 社会的重要组成部分，档案馆就是为社会保管和提供档案信息的职 能部门，是最丰富最有实用价值的信息资源库，目前由于技术原因， 珍贵的档案信息资源不能很好的为广大公众利用，不能很好的为社 信息化篇 ·661· 会服务不能充分实现信息共享，就不是真正意义上的数字社会要建 设数字社会，就要建设现代化的数字档案其次，档案载体的更新换代 迫切要求档案馆数字化。 3、社会的强烈要求。当今社会效率观念越来越强，信息的时效 性越来越强，信息的稍微迟钝都将会带来无法挽回的重大损失高效 政府的重大决策需要迅速准确的信息；企事业单位的工作离不开快 捷的信息；社会群众日常生活同样需要提供及时有效的信息这都迫 使尽快改变传统的原始管理手法，使档案的信息能及时方便准确 地提供给社会。 二、企业档案管理中信息技术的应用 l、企业档案信息系统的基本特点 企业档案信息系统覆盖了企业信息流管理的全部范围，涉及企 业中所有重要的具有保存利用价值的信息。保证企业档案信息系统 的正常可靠运行，就意味着企业信息流的可靠运行，而企业档案信息 系统的失效意味着企业信息流的缺环、中断与停顿，企业效益就必然 受到损害。特别需要指出的是，由于企业档案具有档案所特有的 “孤本性”特征，一旦损毁往往是不可补救的。 2、企业档案的信息载体形式 企业档案的信息载体形式繁多，除了常见的纸质档案载体，如光 盘、磁带、照片胶片、软磁盘等都可以作为档案信息载体。每种档案 信息载体的安全保存和安全使用的条件都有不同的技术要求，如果 是在保存或使用中使其受到损坏，就会出现系统运行失效的状态。 3、企业档案信息系统 企业档案信息系统中所保存的信息，其时间跨度是相当大的，如 基建档案、设备档案会随着设备、建筑物和构筑物的在企业档案管理 中的应用使用而一直跟踪保存等。对于企业档案来说，其利用方式、 利用频率、利用效果往往是不可预知的，年代越久远的档案，其所提 供的信息可能愈显珍贵。 三、应用信息技术加强档案信息资源建设的实现策略 1、科学制定档案信息化的总体规划 企业档案信息化总体规划的制定，必须服从企业的发展战略，通 ·662· 齐鲁档案论坛 过分析企业自身的特点和发展目标，进行深入的调查和科学论证，制 定出符合企业自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计 划，采取渐进的方法，从企业的信息需求出发，分析业务需求，明确业 务流程，全面协调，综合协调的规划，为未来的发展留出足够的扩展 空间。 2、档案信息系统的建设