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《办公自动化管理》课程资料 办公自动化发展的必然性 传统的办公方式成本高、效率低 ：七十年代以来，由于科技与经济发展迅速，社会信息量猛增，经营管理决策所需的信息也越来越大，办公人员增加了，但办公室生产率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度。 积极应对信息化的国际环境 ： 改革开放的政策，使我们面临一个信息化的国际环境，在当今信息量剧增，信息加工深度不断提高的情况下，只有借助于强有力的信息处理工具，实行办公自动化，才能进行正常的国际交流。无纸贸易(Electronic Data Interchange无纸贸易或电子数据交换，简称EDI) 适应办公管理人员智力结构的变化 ：近几年来，我国办公人员的智力结构发生了很大的变化，平均知识水平有了大幅度提高，办公自动化是各级办公人员充分发挥管理才能和开拓能力的技术基础。 办公自动化的概念 应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 办公自动化是跨学科的综合技术。 办公自动化系统是一个人—机信息系统。 办公自动化的目标是降低办公人员劳动强度，提高办公质量和办公效率，提高决策的科学性和准确性，为长远的经济建设战略任务服务。 办公自动化包括语音、数据、图象和文字等信息的一体化处理。 办公效率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度的原因可归结为以下几点：1办公事务繁多，决策迟缓 2公务的复杂性增加，信息传递交流时间长3信息量大，数据处理的时间长 传统的办公系统由办公人员、组织机构、办公制度、办公业务、办公设备和办公环境六大主要因素构成。 办公自动化的支撑技术 计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化的主要支撑技术。 计算机技术：办公自动化系统数据的采集、存储和处理都依赖于计算机技术。通信技术：通信系统是办公自动化系统的神经系统。它完成信息的传递任务，缩短了人们之间的空间距离，克服了时空的障碍。系统科学：系统科学为办公自动化系统提供各种与决策有关的理论方法，为建立各类决策模型提供方法和手段，完成定量结构分析、预测未来、政策评价等。行为科学：行为科学是现代管理心理学中的代表。在办公自动化系统设计中要研究和借鉴行为科学关于组织结构、组织设计、组织变革和发展中的理论与方法。以保证办公系统中人们团结—致，进行创造性的劳动。 办公自动化的层次结构 事务型办公系统：完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理活动。 管理型办公系统：它具有事务型办公系统的功能，且支持管理控制活动的信息系统，支持设计、生产的CAD／CAE／CAM／CAT系统，彼此互为有机结合的办公系统。CAD(Computer aided Design计算机辅助设计)CAE(Computer aided Education计算机辅助教育)CAM(Computer aided Manufacturing计算机辅助制造)CAT(Control And Test控制和测试) 决策型办公系统(即综合型办公系统)：在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的办公系统。 事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除需要数据库外，还要有其领域的专家系统 办公自动化系统的功能 我国办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备(计算机、网络、现代办公设备)结合起来构成的人机信息处理系统，信息是被加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者 收发文管理：主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。 外出人员管理：主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理 会议管理：在OA方式可实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。 领导活动安排：主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。 论坛管理：主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。 个人用户工作台：用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。 电子邮件：电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。 远程办公：每—个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差时，可通过电话线、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有的有关办公的功能。 档案管理：办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。 综合信息：提供单位职工电话号码查询，增进职工与单位和外界的沟通，提供国内外相关法律、法规查询，并提供相关咨询服务。 简报期刊