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让你的WORD聪明一点 中文报告样式模板 徐少鲲 中交第四航务工程勘察设计院有限公司 2010年8月 前言 本文档中记载的Word技巧并不是多么高深的技术，掌握他们对于利用Word编撰报告来说却是大有益处。大部分的Word使用者都能够利用其基本的知识构架起一个看起来不错的摩天大厦，区别在于仅仅是勤奋有余的人建起的大厦甚至经不起插入中间的一张图、一个章节、一个表的折磨，他们要耗费大量的时间来处理对文章内容的增减而带来的格式改动，而聪明的使用者应该能够利用Word中的各种功能为自己建立一套架构，使其足够智能，来一劳永逸的避免调格式这种无谓的劳动，把更多的精力集中在文档所叙述的信息上去。 默认地，Word的样式会随着文档走。而这个Word文档的本身的编排已经融入了所要叙述的所有技巧。你可以将它作为模板，将以后每个你所编辑的新的文档的内容粘贴进来。诚然如前所述，第一遍统稿的过程可能会耗掉你相当长的时间，但如果你没有什么对整体架构方面的新想法的话，这个模板可以让你今后的格式修改工作以分钟来计算。 本文主要包含了以下内容： 样式和多级列表的使用 题注、表格、图片 其他有用的东西 本文档所使用的功能适用于Word2003、Word2007和Word2010，但所有讲解均以Word2007为准。尽管在菜单编排上有所不同，仍可以肯定你在Word2003和2010中可以实现这些功能。 修订记录 2010年8月 首稿 2012年5月 增加“页码中的域代码”章节。 目录 第1章 样式和多级列表的使用 1 1.1 为什么要使用样式和多级列表？ 1 1.2 如何创建和使用样式及多级列表？ 1 1.2.1 先构思好你需要的多级列表格式 1 1.2.2 为每一级准备一个样式 2 1.2.3 创建多级列表并与对应样式挂钩 6 1.3 本模板中包含了怎样的样式及多级列表？ 7 1.4 使用样式和多级列表要注意什么？ 9 1.4.1 常见问题 9 1.4.2 很长很长的标题，它的长度甚至超过了一整行，虽然这种情况并不太常出现 10 1.5 效果展示及调整区 10 1.5.1 标题3 10 第2章 题注、表格、图片以及交叉引用 12 2.1 Hey! What’s New? 12 2.2 题注——表格和图片的身份证 12 2.2.1 为什么需要题注？ 12 2.2.2 怎样插入题注？ 13 2.2.3 题注的更新 14 2.3 交叉引用——链接Word中的一切 14 2.4 需要注意些什么？ 15 2.4.1 不要手动修改引用文字 15 2.4.2 交叉引用失效与定位 16 第3章 其他有用的东西 17 3.1 用表格让你的文章更整齐 17 To be continued 样式和多级列表的使用 为什么要使用样式和多级列表？ 你可以这么理解样式和格式：同格式的内容像是一个班上穿着同样颜色衣服的小朋友，尽管看起来很整齐，可是因为大家穿的衣服都是自己的，要想换一换款式的话只能一个一个人的换（噢，好吧你有格式刷，但这个班上有1000个小朋友）。而同样式的内容则是一个全部穿着校服的小朋友，想要让他们换一换只需要让校办工厂把校服的款式换换就可以了。而多级列表则是行政级别的补充，将其与样式配合使用，你就可以有：大队长穿着红色校服，小队长穿着蓝色校服，普通同学穿着黄色校服……等等。 因此，经过良好样式和多级列表处理过的文档，应该能够： 随意增减章节，其余章节编号自动随之改变； 随意增减图片和表格内容，其余图片和表格编号自动随之改变； 统一更改正文或者任何一类或者一部分内容的格式（包括但不限于字体、文字大小、段前段后距离、缩进、行距等等） 如何创建和使用样式及多级列表？ 先构思好你需要的多级列表格式 多级列表是文档标题的级数，首先你需要想好你准备使用的标题级数和形式，比如下面这个： 图 11 当你的光标落在任何一个段落中（而不必选中它），样式框里面即会显示当前段落的样式，如果你没看到的话，那点一下右图中红圈所示的那个下拉三角，就可以看到大图标形式的样式列表，这些就是我们讨论的小朋友们各种各样的校服了。文档中的任何一个部件都是有样式的，在了解并开始使用样式之前你所做出的文档，由于没有调过，所以他们的全部内容都是“正文”样式，只不过由于你对不同部分的格式进行了修改，而使得他们成为了“正文”样式中的特例。从你决定使用样式起，请减少这些特例出现的次数，因为一旦特例的母样式更改，所有的特例会在字体、文字加粗、字号等方面遵从母样式而重新变回差不多的长相，这显然是你不想看到的。 Tips 你不需要像使用格式刷那样选中某些段落，因为绝大多数样式的作用对象是段落整体。这一方面大大简化了统一格式时的工作量：你可以把需要汇总的文本拷贝进来，然后在每一段中点击以修改它的样式，而不需要一次次的选