浅议工程勘测原始文件材料的简化整理.pdfVIP

基层工作 浅议工程勘测 原始文件材料的简化整理 口张 奇 程昌辉 ]r_．程勘 测 原始 文件 材料 是在_T 全依靠立卷人 员根据 自己对文件 内 来 了极大的方便 ，T 程项 目日趋 大 — L一程勘测设计过程 中产生 的原始 容的理解或历年形成的习惯来完成 ， 型化 ，归档材料越来 越多 ，档案 管理 记录 ，在工程设计 过程 中 ，它 是勘测 而由于个人主观因素 ，同一组文件会 工作 的压力越来越大 ，案卷管理模 设计工作 的基础和依据 ，是重要 的质 组成 不同的案卷。例如 “终勘定位手 式 已冈其所具有 的局 限性而不 能适 量控制记录。工程竣工投入运行后 ， 册”，有人认为它相 当于工作计 划 ， 应 当前 的需要。 这些材料便成为工程勘测设计质量 应归人 Y3类 ，也有人认为这是提 出 当前 ，“简化整理 、深化检索 ”， 的凭证 ，对厘清勘测设计质量 问题起 资料 ，应 归入 Y4类 ，还 有人认 为 它 已成 为国 内档案界 的共识 。档 案管 到至关重要 的作用 ，而且对其它类似 是设计基础材料应归入 Y2类 ，结果 理 数字化 、网络化 已成为档案 管理 工程具有极为重要的参考价值。随着 一 份 材料就产生了三种结果 ；又例如 工作 发展的趋势 。为了最大可 能减 工程项 目的大型化 ，工程项 目原始文 来往函电，设计过程 中产生的来往函 少手 工操作 ，有效提 高整编工作效 件材料的内容和种类也越来越 多。如 电归 Y3类 ，施 工过程 中产生 的函电 率 ，发挥计 算机及 网络技术 的优势 ， 果继续延用传统 的档案整编模 式整 归 Y7类 ，而在实际设计工作 中 ，因 方 便 检索 、利用 档 案 ，我们 在 2003 编这些文件材料 ，不仅费时费力 ，而 工期紧张 ，多为边设计 、边施工 ，根本 年初尝试采用 以 “件 ”为单位 的整 且会使待整编文件材料越积越多 ，既 无法分清哪些 函电属设计过程 ，哪些 编 管 理模 式 (以下称 文件 管 理模 不便管理 ，又不便利用 。因此 ，如何将 函电属施工过程 。 式 )，即对原始 文件材料 不按 “电力 这些文件材料快速整理好 ，同时又方 2．整编过程费时费力 。要组成一 工程勘测科技档案分类编号办法 ” 便管理和查考利用 ，是 当前工程档案 个案卷 ，首先要按问题进行分类 ，接 规定 的八大类进行分 类 、不组卷 ，只 工作者所需要思考的问题 。本 文拟就 着按一定要求进行排列组合 ，再下面 按专业 编排流水号 。经过几年 的实 个人 多年来工程 原始档案管理工作 还要 编页码 、编制 卷 内 目录 、装订 、写 践 ，效果很好 ，证 明这种管理模式是 的经验谈谈个人对工程原始文件材 封皮等等 ，一套流程下来花费相当多 成功 的、可行 的。其所存在的优势主 料整编的一些看法。 的人力 和时 间 ，一天组不 了几个案 要表现在 以下 几个方 面 ： 在过 去 的纯手 工管 理 时期 ，档 卷 。 1．节 省 了时间和人力 。取消组 案利用基本 以手工查检为主 ，在建立 3．整编不够灵活 。手工分类整编 卷 ，省去 了过去组卷 所必须经过 的 各类检索工具的基础上 ，采取将材料 过程 中 ，有时偶尔会 因个人的疏忽 ， 诸 多环节 。过去一个 人管理工程设 分类 、按问题组成案卷 、以 “卷”为保 而将文件材料分错类别 。案卷整编过 计原始档案感到非常 紧张 ，归档 的 管单位的整编管理模式 (以下称案 程中或完成后 ，一旦发现有的材料不 原始档案经常来不及整编 ，造成持 卷管理模式 )，将相同问题的文件材 该放在这个案卷而应放在其它案卷 ， 续积压 ，既不利于保管 ，也极大地影