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浅谈信息化建设中的“无纸化办公” 王 薇 湖北省武汉市江岸区人民检察院技术科 【摘要】人们对“无纸化办公”在理解上有很多差异，这些不同的理解影响着办公自动化建设的进程。“无纸化办公”虽然有许多的好处，但也存在诸多问题。本文就如何正确认识“无纸化办公”、如何看待“无纸化办公”存在的问题、推行“无纸化办公”的目的及意义、条件及效果等进行了充分的分析和阐述，从而提出了在检察机关内推行“无纸化办公”的一些看法和建议。 【关键词】无纸化办公 含义 存在问题 目的和意义 条件和效果 几点建议 随着信息化建设步伐的加快，方便、快捷的电子政务得以推广，新型的网络化办公方式正在向传统的“公文往返式”办公提出挑战，“无纸化办公”行得通吗？本文就检察系统内网络环境下的“无纸化办公”谈谈我个人的一些看法。 一、正确理解“无纸化办公”的含义 无纸化办公，从字面上解释即是不需要纸的办公方式。文件将不再以书面通知形式出现，而通过网络进行传达；数据通过软件形式存储在电脑中；工作联络不再通过传真而代之以电子邮件。即以后的工作方式将通过电脑和互联网来完成。 电子政务是借助电子信息技术而进行的政务活动。它主要包括三个组成部分：一是政府部门内部的电子化和网络化办公；二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。 而办公自动化指的是利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，严格按照预定的规范流程进行上交审批，从而大幅度地提高办公效率。 从上面名词解释不难看出：“无纸化办公”这个听起来很时髦、很现代的名词，实际上是“办公自动化”这个名词的通俗说法，它是“电子政务”中的一部分，而“政府上网”是“电子政务”的另一部分。这几个名词都是信息化建设中在软件方面的应用。 “无纸化办公”的好处有很多，如提高工作效率，减轻工作负担；利用网络资源，节省办公经费；共享数据信息，加快相互沟通；规范业务流程,提高办案质量；办公不受地方的限制，学习不受时间的限制等等，但是目前也存在相当多的问题，这些问题阻碍着办公自动化向前发展的道路。 二、当前“无纸化办公”存在的问题 1、人们对“无纸化办公”存有许多错误的理解。 近两年检察系统内的局域网建设如雨后春笋般欣欣向荣，但许多单位只重视局域网的硬件建设而忽视了软件上的投资。认为在局域网内能够互传文件、互通新闻动态、打出漂亮的文书就是实现了“无纸化办公”。其实真正的“无纸化办公”还应包括综合事务处理、后勤保障处理、人事管理、制度管理、案件流程监督管理等更多能够帮助我们高效工作的功能。因此只有网络硬件和简单的办公软件而没有“办公自动化系统”不能算是“无纸化办公”。 有很多人认为：办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化，只要愿花钱，随便买一个OA系统用就可以实现了。实际上办公自动化大有学问，我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、人事管理车辆管理、设备管理，甚至工作计划、目标管理、质量管理、绩效管理等等。因为办公自动化系统内容繁杂、要求很多、不像财务软件一样有比较规范的做法可遵循，因此得不到很好的推广，需要再次开发，才能“定做”成适合我们自己的办公系统。 2、目前电子办公与纸质办公只能同步使用。 从当前无纸化办公的实行状况来看，电子文档仍然无法完全取代纸质办公，这主要有四个方面的原因：一是因为人们对使用和存放电子文件的稳妥性和安全性存有疑虑;二是因为电子文档虽然好查询，但阅读时不便于移动;三是因为电子文档“养眼”但缺乏“灵魂”和“人情味”；四是因为人们的传统习惯更亲赖于纸质文档。因此许多实行无纸化办公的机关仍然是双管齐下，电子、纸质同时运行。只有在一些简易的、非涉密的文件的交流及传输上，电子文件才能得到较大的运用，而在涉及签字、盖章、存档等问题的文件时，不好处理。因此真正实现网络环境下的“无纸化办公”，估计还需要很长一段时间的试用和磨合。未来也许会以“电子文件为主，纸质文件为辅”作为办公自动化最圆满的结局。 3、“无纸化办公”的推行不但没有节省纸张的使用量，反而浪费纸张现象更加严重。 原来推广网上办公的目的之一是为了最大限度地减少纸张消耗，保护资源，提高效率，但是没想到办公自动化的真正好处还没有被体现出来，却为“形式主义”开了方便之门。人们利用电脑的方便大写一些“心得体会”和党性分析材料，为了考试复习方便，打印大量备考资源，方便“大抄特抄”。每天不知有多少雪白的纸张浪费在仓库的角落和字纸篓里，还有多少白纸被印上无意义的文字后，束之高阁而无人问津。 当然，一个单位花钱建立局域网，进行办公自动化管理不仅仅是为了省点纸，还有其它