浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利和弊.pdfVIP

面的认识．明白档案信息化的建设是时代进步不可或 档案信息的安全、真实、和完整性，但是随着社会的发 缺的一部分。这样我们就要摒弃以前陈旧的管理模式， 展，网络仍存在一些安全隐患，因此要建立安全保障体 仅将档案部门作为安置，分流档案管理人员场所，这些 系，加强档案信息的保障。再次，是对数字化档案信息 陈旧观念必须抛弃。取而代之的是配备高技能的档案 的应用，随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使 管理人员以及高质量的硬件设施，实现档案管理的信 用，我们已生活在信息时代。档案的管理不仅是体现在 息化，让档案信息化建设纳入学校的发展规划中。 信息的存储和数字计划的发展上。信息的利用也是不 (四)加强标准化，规范化体系建设，建立电子档案 可或缺的一部分，如将文件制作好之后，要把它利用起 的保护措施 来就得与档案管理相结合，二者采用统一软件系统，这 档案信息化管理的标准和规范是目前档案管理工 样在查找信息时就可以更系统、更条理。所以，要使数 作的发展前景，具体分为以下三方面：首先，体现在数 字化的发展、保存和应用全面体现，高校就需建立一套 字化的发展，在档案收集上，尽量利用数字化整理和分 完整体系，即标准化、规范化体系，实现高校档案管理 化，对档案进行条形编码，便于查找。在文件归档时，条 的高效利用率。 理明了，高校只需档案工作人员通过网络查询即可，大 (作者单位：山西医科大学汾阳学院学生处) 大缩短了查找和编辑网络的时间。纸质档案再利用起 来就比较繁琐，可以将其转换成电子文档进行保存：还 参考文献： 有一些图片和视频之类的可以将其刻制成光盘，这样 【1】赵金凤．浅谈档案管理现代化与档案信息化 既可减小存储空间而且提高了档案的利用效率。其次， 建设 指的是对数字化档案的保管，虽然档案信息改为数字 【2】徐凯歌．高校档案信息化建设与管理探索 化形式，但在一定程度上还是存在危险性．所以必须采 [j]2010 取有效措施和技术手段，一些电子档案要及时进行备 【3】韩香兰．高校档案信息化建设诌议D]2010 份保存，档案文件夹要设置密码，管理人员不得泄露， 【4】王记坤．高校档案管理办法卟兰台世界， 并采用身份认证技术和防止非法访问手段。从而保证 2009 一。。㈨…’‘¨¨一…¨¨一“¨l-一‘‘¨¨”。。¨¨一’’¨¨。“¨¨-一‘’¨¨··一“¨¨一’’¨¨一。”¨h一-。‘㈨l一一…¨¨·。¨¨¨_-”¨¨-一。‘Ⅶl-一·”¨¨- 浅谈企业文书档案以“件为保管单位 归档的利与弊 ■朱惠君 随着电子计算机等一系列现代化办公设施进入企 效率、对文件档案的鉴定、开放利用以及检索等方面有 业文件的形成与管理领域以及办公自动化的普及，传 明显的优势。 统文书材料立卷方法的繁琐、复杂、随意性大，案卷质 一、减少劳动量。提高了工作效率 量难把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸现出来， 以“件”为保管单位的归档方法，归档文件材料不 这客观上已成为制约企业档案工作发展的“瓶颈”。改 再组成案卷、撰写案卷标题，不再编写卷号、编制案卷 革文书立卷方法势在必行。以“件”为保管单位代替传 目录，不用在电脑软件上输入案卷目录等，所以要档案 统的以“六个特征”和以问题为主线的组卷方法在大多 的整理、保管、利用等过程中所花的劳动量会大幅度减 数企业中已基本推广，现结合本人在工作中的实际情 少，从而提高了工作效率。同时，减少了卷皮、目录纸、 况，浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与 装订设备等围绕立卷的消耗品，节省了大量的人力、