电子化公文往来在工程项目中的应用.pdfVIP

维普资讯 2004年 6月 安 装 June．2004 总134期 第3期 INsTALLAT10N TotalNo．134 No ．3 电子化公文往来在工程项目中的应用 黄本勇，周维灿，孙 艺 (福建省中福工程建设监理有限公司，福建 厦门361006) 摘 要：为统一工作方法，方便查询和实现网络资源共享，需建立有效的电子化公文往来制度。 文章介绍了建筑工程施工阶段公文往来实现电子化的新思路，提出建立样表格式，建立时序、 分类统计等文件夹模式，利用foxpro、office软件工具，使公文往来工作简化、统一化、系列化、电 子化，提高建筑工程管理的整体水平。 关键词：公文往来；电子化；登记；时序；分类；电子化统一标准 中图分类号：TU711：TP391．1 文献标识码：B 文章编号：1002—3607(2004)03—0036—04 1 前言 2 电子化公文往来的实现方法 建设项 目工程文件包括工程准备阶段文件、监 2．1 设置公文往来的临时工作夹 理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等部分，建 参照工作周期和份数积累速度设置公文往来的 设项 目按照三个主体方和服务方的组成方式，其施 临时工作夹，是书面工程记录从收文到发文归档的 工阶段的工程文件应按业主文件、设计文件、施工文 有效过渡手段，便于独立地开展工作。例如：黑色夹 件、监理文件进行分类立卷，组成公文往来的归档档 专门存放传阅和待批文件；绿色夹专门存放待批的 案。 造价文件；灰色夹专门存放已批待发文件；黄色夹专 建设项 目工程文件一旦书面记录签署生效，就 门存放周进度和总进度计划表及汇报材料；蓝色夹 应及时对公文进行收发和归档存放。公文往来具有 专门存放工程经济签证单等等。各种公文编号原则 数量大，种类多，积累迅速，存放需要专门设施，查阅 一 旦确定，应书面相互通告形成共识，各单位间公文 需到专门地点，专人负责管理和工作量大等特点。 往来参照 《国家行政机关公文处理办法》正确选择公 如何充分利用现有的微机功能，先实现各方的电子 文种类、字体等，工程文件参照 建《设工程监理规范》 化保存和登记，结合文字、图形软件，集成各方文件 使用附属样表。收文时，及时标注实际收文Et期，并 后按照网络资源共享的方式形成工程文件数据库， 加盖项 目公章。 做到界面相同，文件夹模式相同，各方使用时权限不 2．2 公文往来签收登记的样表 同的模式，是实现电子化公文往来起点的新思路。 笔者结合实践经验设计的建设、施工、监理单位 制定统一样表格式，按照统一的工作方法，中间过程 所用的公文往来签收登记样表(见表 1、表2、表3)。 采取邮件传输实现资料核对、点对点进行数据只读 2．3 公文往来电子登记样表 查询，定期进行数据维护，实现无纸化办公是电子化 公文往来签收应及时进行时序、分类电子登记。 公文往来的最终 目的。其步骤分为制作统一的屏幕 书面记录具有种类较多，审核、审批时程长短不一， 文件，制作统一的文件夹格式和样表登记格式，然后 有些单位习惯在商讨未果、依据不足或者整改不到 将已生效的各方书面记录原始文档保存在数据库 位的情况下，先行放置待条件成熟再行签署的实际 内，将各方往来的公文名称、编号、事由、收发时间、 做法。公文往来的电子登记宜以 “天”、“页”组合为 收发状态及时记录在各 自的时序、分类登记样表内， 单位按照时序排列最为恰当，能做到当天登记完当 按施工、设计、建设、监理划分方法组成建设工程文 天打印记录页。然后从时序电子登记样表中将内容 件数据库。使用时，设置使用权限密码，完成数据保 复制到各分类电子统计样表中，分类电子统计表内 护。