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基于人力资源管理新特点的人事档案建设思路 2009年8月 第31卷第4期 台州学院 JournalofTaizhouUniversity Vo1.31.No.4 Aug.2009 基于人力资源管理新特点的人事档案建设思路 凌雁 (嘉兴教育学院办公室,浙江嘉兴314001) 摘要:当前人事档案管理上存在企业存在严重抛档,流动人员断档现象严重,部分用人单位人事档案 管理制度不完善等不足,应从更新观念,顺应形势指导人事档案管理,运用现代计算机技术加快人事档案 管理信息化,变更人事档案管理模式和加强流动人员档案管理健全流动服务机构等方面,做好我国人事 档案管理工作. 关键词:人力资源管理;新特点;人事档案建设;思路 中图分类号:C962文献标识码:A文章编号:1672—3708(2009)04—0085—04 人事档案是个体在社会实践活动中形成的记 述和反映个人经历,德才表现,工作业绩的原始记 录,是其个人经历,思想品质,业务业绩的反映,是 人力资源管理活动的重要依据.人事档案管理和 人力资源管理是一个问题的两个方面,两者相辅 相成.不可分离,同步发展.人力资源管理离不开 人事档案提供的信息,而人事档案管理工作所有 的业务活动都是人力资源管理活动的信息化,并 为人力资源管理提供信息支持.人事档案是人力 资源活动的历史的原始记录,或说原始的历史记 录,这是人事档案的本质属性.[】换言之,社会发 展的不同历史阶段,由于人力资源管理活动具有 不同的特征,与之相随产生了不同特点的人事档 案管理活动.我国现阶段经济社会生活发生了巨 大的变化,与之相应的人力资源管理活动在体制 和机制上也发生了转型,作为人力资源管理体系 重要环节之一的人事档案管理在适应其服务中心 的变化方面还有某些不到位的地方,因此,讨论改 进人事档案管理具有重要的意义. 一 ,人事档案与人力资源管理活动 的关系 人力资源管理活动按其过程可以分为职位 分析,人力资源规划与招募,甄选与配置,培训,绩 效管理,员工开发,员]二分流等环节.[J在实践上, 收稿日期:2009—04—28 作者简介:凌雁(1962一)女,浙江富阳人,档案馆员. 人事档案管理是人力资源管理的后台支持系统, 实务中因开展工作方便有人力资源部门代管的事 实;在理论上,人事档案管理属于档案管理的范 畴,是档案中为人力资源管理活动服务的那一部 分.为了讨论的方便笔者把人事档案归入档案管 理的范畴,作为人力资源管理的后台支持系统,按 照人力资源管理的主流观点,人事档案管理对人 力资源配置不产生直接的影响.基于这一关系展 开讨论人事档案与人力资源管理活动的辩证关 系. (一)人力资源管理活动与人事档案管理的 因果关系.人事档案与人力资源管理的前台式, 动态式,轴心式紧密相连.一是在人力资源建设中 人才是第一资源,人才必然会在社会实践中有所 表现,有表现就会产生信息.就要有接收信息的载 体,而人事档案正是吸收人才信息的最好载体. 二是人力资源的开发和管理,是以人的价值观为 中心,为处理人与工作,人与人,人与组织的互动 关系而采取的一系列开发和管理活动. (二)人力资源管理活动与人事档案管理的 依存关系.人力资源管理与人事档案管理的出发 点和落脚点就是突出人本管理,把人力资源管理 进一步系统化,层次化,形成新型的规范体系.一 是要建立管理平台.建立起以档案管理制度化为 基础的人力资源管理平台,努力把人力资源提升 86台州学院第31卷 为人才资源.形成有利于促进人才成长,人才创 新,人才工作同档案管理协调发展的工作格局.二 是建立管理体系.建立形成一套科学衔接档案管 理的人力资源管理开发体系,最大限度地注入人 事档案的活力.三是把握形成规律.人力资源建设 与人事档案的关系十分密切.人事档案的主要内 容有:学历,学位,学绩,学识,培训,创造发明,科 研成果,着作论文,技术项目的简介,专利证书,专 业技术职务资格等材料,这些人事档案是人力资 源建设中识才,用才的重要依据. (三)人力资源管理活动与人事档案管理的 互动关系.人事档案与人力资源管理是互为作用 的,广泛的人力使用会促进人事档案工作的发展, 而人事档案管理的科学化又会推动人才使用.因 此,人事档案建设的优劣直接影响着人才的使用. 二,现阶段人事档案管理工作的问题 (一)企业人事档案不予重视.存在严重的 抛档现象[41 很多企业轻视档案,两三页的个人简历人家 都不见得会仔细看,更别说厚厚的个人档案,招工 企业单位大多是以聘用的形式与求职者达成协 议,而很少去查看求职者的档案,用人单位也基本 是以个人在实际工作中的业绩来考评员工.虽然 为了便于管理.单位会为员工办一份临时档案.考 察他们在单位工作期间的业绩,能力及各方面表 现,但考虑到人事档案的管理成本,多数用人单位 都不