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新时期人事档案管理优化措施的思考 ■郭怀珍 摘要：档案是人类社会活动的原始记录，人事档案是 人事管理工作造成极大影响。 ’ 具有凭证性和权威性的固化记录物。人事档案既具有其 3．归档材料规格不统一 他档案的共性，也有区别于其他档案的个性，做好人事档 归档材料表格、纸张规格 以及纸质不统一。同样的 案管理优化，在人事管理工作中占有很重要的地位。 职称评审材料，在不同行业、不同系统、不同单位所采用 关键词：人事档案 归档材料 收集 归档 鉴别 的表格没有统一印制标准，表格大小不一。例如：科研成 果材料、工作业绩考核材料、职称评聘材料、毕业研究生 近年来，我国人事档案数量在不断增加，各式各样的 登记表等归档材料没有统一的标准，纸张规格有16开、 档案材料也随之出现。在整理工作中，笔者发现人事档 A4的；成绩表有8开 、16开 、A4的：甚至有人用手撕的没 案归档材料不规范成为目前影响档案质量的主要因素。 有规格的纸张来书写档案材料；归档材料纸张材质也是 五花八 门，有薄的、厚的，有信纸的、打印纸的，给归档工 一 、 人事档案归档材料中存在的问题 作带来不必要的麻烦 ，甚至会造成档案 内容的丢失。 1．归档材料 内容更新不及时 4．归档材料内容书写不规范 目前，人事档案材料中记载的基本是参加工作前期 归档材料内容书写不规范、字迹潦草模糊不清，或用 的年龄、政治面貌、学历、参加工作时间、社会关系等 内 质量低劣的纯蓝墨水或圆珠笔书写，甚至还有用铅笔书 容 ，能够反映近期情况的只有奖励、调资、入党、入团、职 写的，这些不合格材料的归档势必影响人事档案的保护 称之类的材料，对于个人专业知识水平、科研成果、发明 和利用。 创造、业务能力、：[作业绩的考察、考核及个人技术专长 5．归档制度不落实，缺乏有效的制约机制 的发展趋势等信息方面的材料较少，导致人事档案不能 人事档案材料归档制度不健全，档案形成部 门对归 够客观地、真实地、全面地反映一个人的实际情况，这势 档制度不落实，使得档案管理部门对归档材料的收集、鉴 必影 Ⅱ向了人事管理工作。例如 ：某人现 已经是博士生导 别、整理工作缺乏有效的制约手段。坐等待收的状况依 师，但从他的人事档案里，并不能反映出他 已具有博导的 然存在于人事档案材料的收集、归档工作中，造成兼职档 能力，在他个人档案里只有记录其年龄、学历、职称、工 案员不遵守归档制度，使得大量有价值的人事档案材料 龄、工资等材料，没有关于他个人的学术水平、科研能力 不能及时、完整的归档，甚至丢失，严重影响了人事档案 以及能够反映出他具有博士生导师资格的材料等。 的利用工作。 2．归档材料内容不完整、不真实 二、做好人事档案材料归档工作的要求 档案材料形成部 门对人事档案归档材料要求不清 楚，上交归档材料不全面，对随时产生的档案材料不能做 目前，人事档案材料的收集主要是依靠人事部门的 到及时归档，导致档案材料内容不能全面、完整地反映个 行政手段，档案管理人员坐等材料上 门待收。随着部 门 人的真实信息情况。例如，一名正式党员，档案里缺少入 职能转变，档案材料的收集、鉴别工作的难度越来越大。 党申请书及入党材料；一名处级干部，缺少干部任免审批 为了逐步规范人事档案管理制度 ，笔者认为要保持人事 表，或缺少任免考察材料等等。 档案材料的高质量，就必须改进收集归档制度、方法，在 归档材料中的一些表格内容填写不完整，不真实，甚 工作中要更新观念，改变以往坐等待收的工作作风，变被 至出现前矛后盾。如，有些材料没有材料形成时间，没有 动为主动。 职能部 门盖章，特别是