RM04.03 其它物资采购（设备）采购管理程序 .docVIP

发行版本：A 物资（设备）采购管理程序 修改次数：0 文件编号：QG/XNXS －2005 1 适用范围 本程序规定了物资（设备）采购管理的内容与要求。 本程序适用于公司及所属各单位。 2 术语及定义2.1 物资(设备)公司及所属各单位用于工程建设、生产经营、内部管理、日常办公所需的物资,包括用于生产经营的各种主要设备、设施、劳动保护用品和办公所需的各种物品。 2.2 采购对物资(设备)进行采购计划、物资选型、签订合同、购买、管理以及监督审核的全过程。 2.3 工程设备物资分为三类Ⅰ类设备物资主要有电子工业产品，各种车辆及油库用各种输油泵、消防泵、防爆电机、阀门、流量计等；Ⅱ类设备物资主要有加油机、油罐、液位仪、计量器具、鹤管、浮盘、发电机、配电柜、变压器及化验仪器等；Ⅲ类物资主要是非标设备和其它零星物资。 3 风险 3.1 其它物资采购 3.1.1 采购计划未经过有效审批。 3.1.2选择了不合格的供应商,可能导致企业损失。　 3.1.3 商务谈判没有达到合理的采购目标，采购合同不规范，导致企业权益未得到有效保障。 2005—05—20发布2005—05—25实施 3.1.4 采购物资未经过有效验收，可能导致企业损失，采购和收货未进行适当的职权分离。 3.1.5 付款通知未经过有效审批。 3.1.6 物资采购结算资金未经过有效审批，应当支付的金额不准确，应付账款的确认、预付账款的处理不准确。 4 职责 4.1 公司投资计划处（工程建设管理所在部门）是物资(设备)采购计划的归口管理部门，负责建设工程所需主要物资（设备）采购的审批和监督管理，负责下达公司所有（工程建设除外）属于投资的采购实施计划，（工程建设管理所在部门）负责工程物资的采购实施。 4.2 公司质量安全环保处负责公司工程建设以外的，用于安全生产经营项目的主要物资（设备）采购的审批和监督管理；负责利用安保基金采购物资（设备）的审批和监督管理；负责油库加油站主要防护用品采购等物资的审批和监督管理。 4.3 公司总总经理办公室负责公司办公用品的采购和监督管理。 4.4 公司信息化管理处负责办公设备及信息化设备的采购和监督管理。 4.5 公司财务处负责对物资（设备）采购计划的审批和资金使用情况的监督管理。 4.6 公司综合管理与综合管理与法律事务处负责合同审查业务管理。 4.7 公司加油站管理处负责加油站采购物资（设备）技术要求的指导和质量监督。 4.8 审计监察部门负责对本单位物资采购实行审计监督。 4.9 分公司负责（Ⅰ类、Ⅱ类设备物资除外）的Ⅲ类物资及其它所有物资计划的制定及组织实施（云南地区除外）4.10 所属各单位相关部门具体负责所需物资（设备）采购计划的编制和实施。 4.11 云南地区各片区（中心、部）负责福利费列支的生活物资。 5 控制内容及要求 5.1 物资（设备）采购分类 油库设备设施、加油站设备设施、车辆、安全消防环保设施及试剂、劳动防护用品、计算机及相关设备、办公用品以及维修材料采购等。 5.2 物资（设备）采购计划提出与审批 5.2.1 物资（设备）采购申请计划 a） 编制 —— 物资（设备）使用单位根据生产消耗、基建项目、检维修、技措项目需要，按物资大类编制年、月度申请计划； —— 申请计划实行年度计划和零星计划相结合的形式，年度计划是对下年度全年物资（设备）需求的统一平衡，年度计划在上年10月中旬前上报上级主管部门，设备更新和零星设备购置实行年度计划管理。其它按零星计划执行，需提前上报主管领导或上级主管部门； —— 申请计划以书面形式上报。书面计划实行统一格式，经单位领导签字，加盖单位公章后上报。内容包括：物资名称、型号（牌号）、规格、计量单位、数量、使用时间、用途、技术标准或技术规范；非标设备应附图纸，进口设备、仪器配件还需有主机型号、系列号、部件号。对于没有技术规范的采购物资，由专业主管部门负责。 b） 采购计划的申报审批要严格按采购计划申报审批程序执行，急用材料除外。 c） 要求 —— 物资（设备）名称、型号要与技术标准或技术规范中的一致。提供的技术标准或技术规范必须符合国家标准、行业标准或企业标准； —— 申请计划数量要与实际需要量相符，分批使用的物资（设备）要考虑周期用量； —— 应该在合理的采购周期内提出申请计划； —— 编制申请计划必须按规定的格式， 内容齐全、完整，书写清晰工整。 d） 对生产、大修、维护急用物资的申报，要在申请计划上注明“急用料”（按规定需审批的必须经上级部门同意）。 5.2.2 物资（设备）采购计划的审批 a） 油库、加油站、车队编制的《采购计划表》，报所属单位主管部门审核或审批。 b） 所属各单位《采购计划表》，报本单