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高级秘书、助理和办公室行政统筹管理.ppt 397页

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档案起源 档案的产生与文字有密切关系,它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。 档案演变 古老型载体档案:甲骨、金石、 简牍、缣帛档案。 传统型载体档案:纸质档案。 新型载体档案:感光材料与磁性材料形成的档案,如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。 档案定义 档案含义 档案是国家机构、社会组织和个人 在社会活动中直接形成的,保存备 查的文字、图表、声像及其它各种 方式和载体的历史记录。 档案的来源——国家机构、社会组织和个人;社会活动。 档案的条件——保存备查的历史文件。 第二部分: ◆文书档案管理 档案的收集 档案的整理 归档范围:凡是反映本单位工作、生产活动,有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。本单位文件是归档的主体。 归档时间:一般在次年上半年向档案部门移交。 一、档案的收集 归档手续:案卷目录的移交,交接双方签字。 归档案卷的质量要求:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 一、档案的收集 档案的整理应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。 整理原则 二、档案的整理 : 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 常用的档案分类法 二、档案的整理 立卷 立卷工作的内容:组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。 立卷六特征:问题、作者、文种(名称)、时间、地区、收发文单位 二、档案的整理 二、档案的整理 整理方法 装订:按件装订 分类:年度-机构(问题)-保管期限 编号:文件首页上端加盖归档章(全宗号、 年度、保管期限、件号) 编目:逐件编目 装盒:按件号顺序装盒 第三部分: ◆企业档案管理 企业档案:是指企业在生产、经营、管理等各项 活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记 录。 企 业 档 案 党 群 工 作 行 政 管 理 经 营 管 理 生 产 技 术 管 理 科 学 技 术 研 究 基 本 建 设 设 备 会 计 档 案 声 像 档 案 荣 誉 实 物 档 案 电 子 档 案 其 他 建立档案工作体制 制定档案工作管理制度 配备档案管理基础设施 档案业务工作 一、建立档案工作体制 一、建立档案工作体制 档案部门 各部门档案 工作领导 各部门档案 工作人员 分管档案 工作领导 档案管理 工作网络 二、制定档案工作管理制度 要求: 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有关规定,同时内容即要全面又要有针对性。 2、要了解本企业管理及档案形成的特点,充分征求企业内部有关部门的意见,与他们密切配合,使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。 二、制定档案工作管理制度 内容: 工作规章。包括企业档案工作规定(内容要 包括三纳入、四参加、四同步制度)、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。 管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制度。 业务标准规范。包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。 二、制定档案工作管理制度 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要 求同步;检查项目计划进度与检查项目文件材料积累 情况同步;验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文 件材料归档情况同步;项目总结与项目文件材料完成 归档同步。 二、制定档案工作管理制度 三纳入 将档案工作纳入企业领导工作议事日程;纳入企业 规章制度及工作流程;纳入企业有关人员的经济责 任制或岗位责任制。 四参加 四同步 企业档案部门或档案人员参加产品鉴定;科研课题审定;基建项目验收;设备开箱验收或引进项目接收,负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。 档案管理的基础设施主要包括:档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品(卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等)。 档案库房内要配备:防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。 三、配备档案管理基础设施 四、档案业务工作 档案收集 档案整理 四、档案业务工作

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