仪器设备资料管理的探索.pdfVIP

中国高校科技 创 新 管 理 关键词：设备资料规范管理探索 1 设备资料规范管理的内涵及意义 资料管理员，所有设备资料中重要的资料要将原件移交学校资 料室，设备处保留复印件，比如仪器设备招投文件、购买合同、 凡作为高校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调 验收单、报废单等，其余的由设备处和系部分别集中保管，使 试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的， 用单位可借阅或自行复印；再次，上级普发 非专指高校 、不 具有保存利用价值的文字、图表、声像材料、磁盘以及随机材 办的文件，未定稿的管理性文件，未生效的合同、协议书，无 料均属高校仪器设备资料 简称“设备资料” 。它是反映学校 参考价值的一般性函件，仪器设备广告，宣传材料等不作为归 固定资产的真实原始纪录，是学校资料的重要组成部分，也是 档的文件材料。 学校设备管理工作的组成内容和重要环节。设备资料管理必须 纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、采购供应和使 3设备资料规范管理的探索 用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统。 3．1设备采购计划论证阶段的文书资料收集与管理 设备资料管理的好坏直接影响设备的正常运行和固定资产的建 一方面要避免设备的重复采购，杜绝浪费，另一方面要使 账、统计、上报，关系到能否为学校发展规划决策及时提供准 采购的设备紧跟当今技术发展前沿要求，因此设备的采购计划 确的基础数据和信息，因此做好高校设备资料管理工作，逐步 论证环节是必不可少的。这一阶段的主要资料应包含设备购 完善设备资料管理方法具有重要的现实意义。按照设备管理工 置计划论证文本、专家论证书、学校审批文件等，这些都应由 作流程，设备从计划购置到报废可分为5个阶段：一是设备的 设备处资料管理员收集、整理、分类，存放在设备处作为下次 采购计划论证阶段二是拟定设备采购的招标文书到设备采购 采购设备的参考。 招投标阶段；三是设备的安装调试、验收阶段；四是设备的使 3．2设备采购招投标阶段的资料收集与管理 用、检修与维护阶段；五是设备的报废阶段。各阶段形成的设 当设备购置计划通过论证，学校审批后，就要进行设备的 备资料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长， 招投标工作。招投标资料的内涵宽泛，主要包含： 1 项目立 稍有疏忽，就可能遗漏。设备资料管理员应按照连续性、真实 项及批复材料，包括招标文件及论证材料、招标文件确认函； 性、完整性以及规范化、标准化、系统化的要求及时进行整理、 2 项目的招标材料，包括招标公告、招标邀请函、询价函或 分类、归档。设备资料管理只有与设备管理的各个阶段相结 谈判邀请函、已发出的招标文件、已发出招标文件的必要澄清 合，才能确保设备维护保养、正常使用，为教学、科研和实习 或修改文件、购买招标文件的登记记录、供应商的资格审查情 生产服务，从而体现出设备资料管理的切实价值和真正意义。 况报告、邀请招标的供应商邀请记录、询价及竞争性谈判的邀 2设备资料的归档原则 请对象确定理由等材料、答疑会记录和纪要、现场踏勘记录和 设备资料的归档要遵循以下原则：首先，归档的文件材料 纪要、缴交投标保证金情况表； 3 项目的开标文件材料，包 必须反映学校仪器设备从申购到报废的全过程，各环节中形成 括收取投标文件的登记记录、参加开标的供应商签到表、开标 的文件材料，必须对本校当前的工作和今后的发展具有长远的 会议议程和开标时间地点过程的有关记录、投标文件的正本、 参考价值和凭证作用；其次，设备资料在坚持集中统一管理的 已提交投标文件的补充修改和撤回的文件记录、投标人不足三 前提下，实行分级管理，在系部 二级学院 与设备处设专职 家的废标材料记录、对开标过程的公正书、评标专家形成过程 万方数据 和名单； 4 项目评审文件材料，包括评标委员会和监督人员 同时，设备在使用过程中由于使用不当或维护保养不及时或年 及有关工作人员签到表、评审工程记录及打分表、评审报告及 限已久等造成设备损坏的就要申请检修、维护、保养等，在此 附件、项目废标报告及处理意见、评审纪律材料、现场监控录 过程中也需要按规范的手续进行，就要制定设备事故报告表以 音录像材料； 5 项目的中标文件材料，包括招标结果的确定 及设备维修申请表、大型精密仪器设备使用记录卡和维修记录 文件、中标通知书、质疑处理材料 6 项目采购阶段的材料， 卡等，这些资料对规范设备管理都是非常重要和不可缺少的。 包括采购项目合同、项目的验收文件材料、资金支付文件及证 各种表里都有很多的具体要求，要严格按照要求认真填写并签 明； 7 其他文件材料，包括项目工作总结、项目效益评估书、 字确认。以上这些都是设备管理的重要内容，设备资料管理员 其他与招标项目过程及完成情况有关的文件材料。以上所有材