职业技术学校档案信息化建设探析.pdfVIP

工作指导 黑龙江档案 2014年第3期 总第204期 职业技术学校档案信息化建设探析 ◇李 静 随着高新技术 的发展 ，档案信息化建设提上 了议 一 基础 ，档案信 息化就无 法开展 ，从这一方面来说 ，各 事 El程 。档案信息化建设克服 了以往档案管理工作环 级领导重视是做好此项工作 的关键 。当然有 了学校 的 节 、工作程序 的重复将文件和档案作 为统一 的系统工 资金支持 ，还要积极建立与社会各行业 、各部 门之 间的 程 ，加强文件 管理 的超前控制 ，保证 了档案 的质量 ，充 互动机制 ，不断拓宽资金来源渠道 。 分发挥 了档案 的作用 。本文笔者针对 职业技术学校传 (三 )采用先进 的档案信息化技术 。职业技术学校 统档案管理 的弱点与不足 ，提 出了职业技术学校档案 要重视档案数据库建设 ，避免重复开发 ，联合构建档案 信 息41=建设 的途径 。 信息集成系统 ，建立集约化 的、丰富的、系统的档案信 一 、 职业技术学校传统档案管理方式 的缺点 息资源库 ，为档案信息资源 的共享提供物质基础 ；要统 首先 ，效率低 。采用传 统人工 的方式管理档案 ，由 一 数据库格式 ，研 究和制定一套通用 的数据规范 ，有 了 于信息量大 ，使档案 的检索极为烦琐 ，严重影响了档案 统一交换格式 ，才能对职业技术学校档案信 息资源进 管理工作人 员 的工作效率 。其次 ，保密性差 。用传 统人 行深度整合 ，建立统一 的、不 同主题 的教育信息数据 工 的方式管理文件档案 ，档案所接触 的整理和利用主 库 ，实现各职业技术学校之 间的优势互补 、整体优 化 、 体较多，给档案信息的安全带来 了很大 的威胁 。再次 ， 动态开放 、过程 管理及创造性融合 。 档案查找 、更新和保护 困难 。在传统档案管理模式下 ， (四)加强档案信息化管理 。将档案信息化纳入到 档案积 累 的时 间长 ，产生 的档案数量大 ，给档案 的查 职业技术学校信息化建设 中，纳入学校发展规划 中 ，在 找 、更新和保护带来一定 的困难 。 建立适应信息化要求 的电子文件形成 、流转 、处置和监 二 、职业技术学校档案信息化建设 的优 点 控制度 ，收集 、归档 、鉴定制度和安全管理与责任追究 首先 ，管理对象数字化 。随着办公 自动化和信息技 等规章制度 的基础上 ，将其纳入到学校信息化平 台建 术 的发展及在各个领域 的应用 ，档案管理对象将转 向 设 的相应环节之 中。没有档案信息化 ，学校信息化就不 以机读档案——存储于计算机 中的集 图、文 、声于一体 完整 ，而离开学校信息化 ，档案信息化也无从谈起 。因 的多媒体信息化对象为主 。其次 ，档案信息媒体多样 此 ，职业技术学校领 导和档案工作人 员要不断转变观 化 。传统档案信息媒体 以文字形式为主 。随着多媒体技 念 ，把 自己逐步融人到档案信息化 的氛 围中，以法律法 术在办公 、控制 、科研等各个领域 的应用 ，档案信息将 规为依据 ，加强x-,j-档案信息化工作的统一规划和管理 ， 以图像 、动画 、视频 、音频信息的立体化多媒体形式存 做好监督和检查 。每一个档案工作者不仅要当档案 的 贮和利用 。再次，档案信息存贮与传递数字化 。信息技 管理者 ，更要做档案 的研究者 、档案管理 的创新者 ，以 术 、办公 自动化技术和 网络技术 的广泛应用 ，使信 息资 促进职业技术学校档案信息化工作科学地发展 。 源存贮 与传递 向数字化 、电子化方 向发展 。机读文件和 (五)提高档案信息化管理人员 的素质 。任何工作 机读档案将大量 出现 ，使档案信息 的存贮 以数据库为 都不能缺少人力保障和智力支持 。领导重视是职业技 主 ，档案信息的传递也 以电子数字流 的形式进行 。 术学校档案人员合理配置 的重要前提 ，是档案人才 队 三 、职业技术学校档案信 息化建设 的措施 伍形成 的有利保证 。职业技术学校档案信息化管理人 (一 )提高对职业技术学校档案信息化建设重要性 员要提高 自身业务 能力 ，面对各种新兴事物