档案管理制度(4页).docVIP

档案管理制度 1档案复制制度 （1）矿形成的档案资料，各部门在利用过程中需要复制，必须填写查阅复制记录，并且要写清楚利用目的、复制的份数。 （2）需要复制测量成果资料档案，必须由档案负责人批准后方可复制。 （3）科技图纸需要复印时，必须由矿领导或办公室主任批准，才能到档案室办理有关手续。 （4）文书档案、地质报告、重要图件等资料需要复制利用，必须由主管领导批准，才能到档案室办理复制手续。 （5）外单位所有需要复制利用的文件材料、图纸，档案室应收取相应费用，复印单位必须按实填写复印份数。 2档案归档制度 （1）矿直接形成的具有保存价值的各种门类载体，包括文字、图纸、名册、奖品、照片、光盘、录像带等均属归档范围。 （2）上级机关、同级机关、隶属机关与本矿相关的文件材料亦属归档范围。 （3）对一般性的文书归档时间： 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的实行定期归档，即在档案材料形成的第二年元月份归档 各种工程项目（科研、设计、审查、总体规划、工程项目竣工、技改）、科技项目验收完毕；特殊载体材料形成后，对其材料全部及时归档，防止散失。 （4）各单位负责人和兼职档案员应与矿档案室及时联系交接归档材料。 （5）归档材料必须编制移交目录，移交档案管理部门时要经交接双方清点，核实后执行签字手续。 3档案保管制度 （1）档案管理要设有满足档案保管要求的库房及其配套设施。 （2）档案资料室要有专人负责，无关人员一律不准入内。 （3）所存档案资料要按照分类要求，分别整理编号、装盒（袋或册），按号上架保存。对借阅后的档案资料，必须按时追回，放在原存放柜内，不得随意堆放在其它地点。 （4）严格进行防火管理，档案库房必须备有消防器材。消防器材要时刻保持正常灭火功能，随时发挥其消防作用。 （5）档案库房不准吸烟，严禁将易燃、易爆品带入库房，用电线路及用电器具要经常保持完好，以防发生明火。 （6）库内要保持温度在14度至22度，相对湿度是50%至65%，保持清洁卫生，并做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等各项工作。 （7）定期对档案管理工作进行检查，加强保护、保密工作。 （8）档案管理人员工作调动，必须在离职前将其所保管的档案数量及状况交代清楚，并与接任者办理交接手续。 4档案工作保密制度 （1）档案工作人员要严格遵守保密规则，不对外泄漏保密性文件和资料，不准将保密文件带出室外。 （2）涉密的档案资料严格遵守涉密档案资料借阅制度，除主管领导和专业人员外，原则上不得借阅。确需查阅的必须填写借阅审批单，写清利用目的、范围，经主管领导批准后方可查阅。 （3）外单位借阅涉密档案资料的必须持单位介绍信，经主管领导或总工程师批准后方可借阅。 （4）查阅档案资料时，只能在档案室和专门办公室阅读，禁止带出办公地点或到公共场所、家里，不准在资料中圈划。 （5）档案资料使用后，应立即放回档案柜内，要杜绝以借阅利用为手段的窃密行为。 （6）单位领导个人手中保存的保密性图纸，文字或数字材料以及摘录件，用完后除需归档的以外，要及时销毁。 （7）档案员不得随意对任何人谈论档案文件、资料的内容。发现他人有泄密行为，要立即汇报反映。 （8）每天上、下班前，要对档案库房的门窗进行检查，做好安全保卫工作，确保档案库的安全。 5档案借阅利用制度 （1）借阅档案履行审批手续，办理借阅登记，借阅完毕由借阅者写出档案利用效果登记。档案管理人员负责查找，借阅者一律不准进入档案库房，也不准代借代查。在借阅登记审批单上要说明是在阅览室查阅，还是借出外用。 （2）矿各部门以及有关人员借阅档案室的档案，凡保密性材料，一律由分管（档案）工作的领导批准；非保密性档案材料由各部门主管领导和档案室管理员批准。 （3）外单位借阅本企业档案材料，须持身份证和单位介绍信，经办公室主任批准后方可借阅。 （4）借阅档案者必须严格遵守党和国家保密纪律，不得泄密。对泄密者要酌情追究其刑事责任。 （5）对借阅的档案，不准污损、折卷、涂改、更不准私自抽取卷内文件，违者按有关规定予以处罚。 （6）如发现档案丢失时，除说明原因，还应立即向保安部门报案，并汇报主管领导。 （7）标明机密以上密级的档案不准拍照、复印；特殊情况下需复制时，必须经主管领导批准后，会同档案管理人员复印。 （8）地质报告及矿区地形图由主任批准后，只提供在资料室查阅有关的内容，其它不得翻阅；如确因工作需要，借出外用，须经主任批准。 （9）外单位借阅矿区规划、总体设计、初步设计和有关文书、地测图纸档案等，需经总工程师批准后办理借阅手续。 6 档案统计工作制度 （1）为方便领导决策、规划、指导各部门工作提供依据，实现档案的标准化管理，档案室必须对档案现状及变化情况进行准确的统计。 （2）档案统计工作的任务:经常提供档案整理、鉴定、保管、利用等方面的