如何有效地组织会议.doc

如何有效地组织会议？ 在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？　　在最短的时间内达到会议目的。　　如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。　　会议的必要性　　什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。　　什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。会议的准备　　与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：会议决策的执行者或者会议决策的参与者与会主题相关的专业人士能不能到场开会时提供特定咨询的人　　【案例】　　如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?　　一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。　　人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。　　准备会议的议程　　写明会议开始时间和结束时间：给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。议程应该事先发出，以便各部门提前准备。 二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到； 三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间； 四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议； 五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）； 六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）； 七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员； 八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理； 九段秘书的做法：做流程——把上述过程整理成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根