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一般公文 意義：處理公務的文書，有一定的製作、傳遞程序及格式，發文與受文者中，至少有一方是法定機關。 公文分類 壹、令：公布法規、發表人事命令，總統、軍事機關、部隊發布命令時使用。 貳、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 参、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 肆、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時使用。 伍、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定的對象宣布周知時使用。 陸、其他公文：(1)書函：公務需磋商、徵詢意見或通報時使用。(2)簽：處理公務，表達意見，供上級了解案情，對長官有所請示、 建議、請求時使用。(3)報告：對長官有所報告或請求時使用。(4)通知：機關、單位通知個人時使用。(5)通告、通報：通之機關內各單位、各同仁時使用。(6)開會通知單：召集會議時使用。(7)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。(8)定型化表單 公文的作法 ★用紙採A4紙張，由左至右的橫行格式 (民國93年修正，民國94年正式採用) 發文機關全銜及文別：須標明發文機關的全銜，並應寫出公文的類別。 發文機關地址及聯絡方式：以提供完整發文機關資料。令、公告不須此項。 受文者：寫明受文機關全銜或個人的姓名。但公布法律、任免官員的令，另有形式，公告類因無特定的受文對象，皆不必書寫「受文者」。 管理資料：(1)發文日期(2)發文字號(3)速別：分「最速件」、「速件」(不超過三天)等，普通案件(不超過六天)不必填寫。令、公告不須此項。(4)密等及解密條件或保密期限：分「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限限於其後以括弧註記。令、公告不須此項。(5)附件(6)正本、副本 本文 署名 印信：(1)發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明令、執照、契約、證券、匾額???(2)呈(3)函(4)書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文(5)公文及原稿用紙在二頁以上者，其騎縫處均應蓋用騎縫章。 副署 公文製作說明 令(一)發布令*訂正*修正*廢止(二)人事命令*任免、遷調、獎懲*由人事主管機關訂定 函*行政機關的一般公文以「函」為主 製作要領 以函為主 *文字應達到「簡、淺、明、確」 *正確使用標點符號 *摘述要點 *避免使用艱深與無意義的詞句 *採用語氣肯定、用詞明確、互相尊重的詞句 *結構採「主旨」、「說明」、「辦法」 分段要領*主旨*說明*辦法 各段規格*須標明段名，段名上不冠數字，段名下加冒號*「主旨」一段不分項*「說明」、「辦法」如無項次，項次寫法： 一、二、三、……(一、應與說明之「明」並列) （一）（二）（三） …… １、２、３、 …… （１）（２）（３）……*「說明」、「辦法」如內容過於繁雜，或含表格型態，應編列為附件 「函」之正文，應注意：*訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明*承轉公文，應摘敘來文要點*「請 核示」、「請 查明」、「希照辦」等，列入「主旨」；具體詳細要求有所作為，應列入「辦法」*「說明」、「辦法」須眉目清楚*行文的目的僅為檢送文件，通常採一段完成的寫法*須以副本分行者，應在「副本」項下列明 公告(一)製作要領*使用通俗、簡淺易懂的文字製作*須加標點符號*內容應簡明扼要*結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或「說明」)(二)分段要領*主旨*依據*「公告事項」(或「說明」) (三)注意事項 *使用較大字體檢明標示公告目的*一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理*公告張貼於機關布告欄時，必須蓋用機關印信 書函 簽(一)簽之性質*機關內部單位簽辦案件*具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長(二)製作要領*主旨*說明*擬辦*簽之各段應截然劃分 語別 稱謂語 用語 鈞 大 貴 鈞長 台端 先生、女士、君 本 職 本人、名字 該、職稱 用法 隸屬關係下級機關對上級機關用，如「鈞部」、「鈞府」 無隸屬關係的覺低級機關對較高級機關用，如「大院」、「大部」 對平行機關、或上級機關對下級機關(部長)、或機關與人民團體間用，如「貴府」、「貴部」、「貴科長」、「貴會」 屬員對長官、或有隸