个人工作系统精要.ppt

个人工作系统 2007-11-29 培训目的 知道如何建立个人工作系统 能够对个人工作系统进行划分 了解个人工作系统的流程 知道时间管理在个人工作系统中的作用 游戏 让我们来看看 是我们的大脑有问题？ 还是我们的眼睛有问题？ 目前我们做得如何？ 是否 文件存档规范 是否 电脑文件分类 是否 有每日工作待办单 是否 将工作分类 是否 懂得授权 是否 每日回顾工作 是否 合理管理时间 为什么要建立个人工作系统 帮助提供你行动所需的各种清单及档案，帮助你在做事时能一股作气，有效率的达到目的 个人工作系统需要借助外界的工具来收集相关信息，让你不用担心会忘掉承诺及约定，降低你做事时的焦虑感 由于你事前为每一天做好计划，你的做事质量不断提升，并且你能信守承诺，因而别人对你的信任度也提高了 金字塔 现在，你是一名全球最著名的建筑师，埃及国王请你建造一座金字塔。 请你列出建造这座金字塔所需要的各个步骤。 注意：无需罗列建筑专业词汇，仅需提供整个过程中的必要步骤。 如何建立个人工作系统 必须清楚地知道 无法在瞬间创建一个完整的工作系统 必须按部就班，日复一日 必须进行工作任务规划 必须定期回顾 个人工作系统简述 GTD - Getting Things Done 个人工作系统简述 不可行动项目 垃圾 孵化事项 (Someday/Maybe”清单及备忘录) 可行动项目 任务清单及支持数据 时间表 (在特定的日期及时间记录行动和信息) 授权/委派清单 两分钟内可以完成的行动 立刻执行 练习 接到一个下周二要开会的通知 收到一封同事的email，被告知出差 有一封EMS急需寄出去 另外一条电话线上有人找你 本周需要提交报告，但是还未收到各门店提供的信息 收到一个喜帖 个人工作系统流程 收集 Collecting 整理 Processing 组织 Organizing 回顾与检查 Reviewing 执行 Doing 个人工作系统流程 – 收集 “收件匣” - 收集杂事 个人工作系统流程 – 整理 清空收件匣 整理工作事项 个人工作系统流程 – 组织 档案系统 工作清单 下一步清单 ????? 任务清单 ???? 未来/某一天清单 ??? 授权清单 ?? 个人工作系统流程 – 回顾 每日回顾 每周回顾 个人工作系统流程 – 执行 考虑的因素 场地 时间 执行者 轻重缓急 时间管理的做法 解释说明 第 I 象限 危机事件 突发事件 到期限的事情 紧急的问题 客人投诉 孩子生病 第III象限 干扰 某些紧急事件 某些邮件、会议和电话 凑热闹的活动 其他人的优先事情 第IV象限 过度地电脑游戏和邮件 漫无目的的上网 无意义的电视节目 无意义的谈话 琐事 高效能人士的七个习惯 主动积极 以终为始 要事第一 双赢思维 知彼解己 统合综效 不断更新 问题与答案 谢谢！ * * 重要 紧急 II I IV III 重要不紧急 既重要又紧急 不重要也不紧急 紧急但不重要 第II象限 月度 / 年度计划和准备 教育和真正的充电 预防工作 预算 / 预测 招聘和甄选 福利待遇 培训和发展 人员管理和发展 留住员工 接班人计划 / 高潜力人员发展 自我评估 绩效管理 主要工作目标 (KPO) 团队 / 关系营建 例行的部门会议 辅导和咨询 安全和健康管理 节省能源 增销、促销和广告 客户管理 日常维护 装修和改造 * * * 每日回顾/一天的开始、中途及结束的时候都可以进行回顾 每周回顾 - 计划的开始， 回顾的同时，发现没有处理完成的项目，可以及时制定为下周的工作计划 需要建立一个可以收藏你所有要参考数据的档案系统。计算机数据系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案可在一分钟内找到。 下一步清单（马上要做的） 任务清单（目前进行中的任务） 未来/某一天清单（未来的计划） 授权清单 将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的如三层文件匣，也需要计想法事件的如小记事本or PDA，这是所谓的收集。收件匣越少越好，outlook, 手机，备忘录，记事本 将工作分门别类，按照前面说的“不可行动项目，可行动项目，两分钟内可以完成的行动”