采购与供应管理一二第三章解析.pptVIP

第3章 采购与供应管理流程 学习目标 应了解采购的基本程序和采购手册的概念 应理解采购手册的作用和优缺点，信息技术的应用对采购流程的影响，JIT采购的优缺点及应用环境 应掌握采购的运作流程，采购手册的格式与内容，描述和分析采购流程，应用信息技术对传统流程进行改进，应用JIT采购改进传统采购流程 应熟练掌握的是对采购流程进行描述与分析并提出改进方案 知识框架 第一节 采购的基本程序 采购一般可以分为以下八个步骤: -需求的确定与采购计划的制定 -供应源的搜索分析 -定价 -拟定发出订单 -订单的跟踪与跟催 -验货与收货 -开票与支付货款 -记录维护 一、需求确定与采购计划的制定 需求的确定是采购流程的初始环节。 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。 基本步骤 需求部门向采购部门发出请购单来表明需求：需要什么，需要多少，何时需要。采购部门在接到请购单后确定请求，制定采购计划 二、供应商的搜寻与分析 这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。 基本步骤 （1）供应商寻找 （2）供应商调查 （3）供应商选择 三、定价 常见的有竞争性报价及谈判两种 （一）竞争性报价 竞争性报价适用下列特征： 1、采购量足够大，值得进行竞争性报价 2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。 5、买方没有优先考虑的供应商 （二）谈判 谈判下列情况适合： 1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 3、当买方要求供应商的早期参与时 4、当供应商不能确定风险和成本时 5、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时 谈判是价格确定中最复杂也是成本最高的一种方 法，而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的 公平性： 1、以高效率的方式运作 2、保持价格与成本的相关性 3、不利用单一供应商的优势 4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整 5、愿意考虑采购商的特殊情况 四、拟定并发出订购单 定单：是采购方向供应商发出的有关货物的详细信息和指令。 定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。 五、订单跟踪与跟催 订单跟踪 跟踪是对订单所做的例行跟踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。 催货 催货是对供应商施加压力，以使其按期履行最初做出的发运承诺，提前发运货物或是加快发运已经延误的订单涉及的货物。 六、验货和收货 （一）货物检验的几个步骤： 确定检验时间和地点 确定检验部门及人员 货物检验 不合格货物处理 对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。 （二）接收的几个步骤： 协商送货事宜 货物接收入库 货物接收过程中的问题 七、开票与支付货款 付款操作的具体过程是： 查询物料入库信息 准备付款申请单据 付款审批 向供应商付款 供应商收款 八、记录维护 一些必须要保存的记录有以下几种： 采购定单目录 采购定单卷宗 商品文件 供应商历史文件 除此之外，其他的记录文件有： 劳务合约 工具和寿命记录 少数的小额采购应指明从这些供应商处采购付出的金额 投标历史文件 第二节 采购手册的制定 采购手册的概念 采购手册的作用 采购手册的格式与内容 一、采购手册的概念 采购手册的含义 即各种组织在采购作业时内部各单位可执行的文件。通过采购手册，促使采购活动制度化与和合理化，达到适质、适时、适量、适价的目标。 采购手册用来阐述政策、步骤、指令和规定的内容。 二、采购手册的作用 采购手册目的：为了有效地将资讯传播给每一个相关的人员 采购手册的作用： 1、 使采购政策、步骤、指令、规定变得更加简单明了。 2、 为采购与其它部门的沟通提供机会、使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤、并在需要的地方对其进行修改。 3、 手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的、因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督。 4、 手册有益于员工培训与训练。 5、 手册有助于年度审计。 6、 手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则与操作一致性和连贯性。 7、 它为这种评诂原则和操作性提供了参考依据。 8、 通过展示高层对采购的重视，可借此提升采购的地位。