办公室事务管理要点.ppt

办公室管理工作 第一章 办公室管理概述 一、办公室含义与特点 （一）办公室含义与类型 1. 办公室含义 ⑴广义的： 泛指一切办公场所。 ⑵狭义的： 指某一类职业人员的办公场所。 如：教师办公室、护士办公室，厂长办公室。 ⑶特指的： 党政机关，企事业单位内的综合性办事机构。 如“国务院办公厅”，“西门子公司办公室”。 2. 办公室的种类 ⑴小办公室 传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平米的小办公室。 优点是彼此独立，拥有自己的工作空间； 缺点是彼此之间联系不紧，不利于信息的及时沟通且其它资源浪费较大。 对于小办室的安排，应合理系统，一般来说，领导的办公室应靠里面，文员的办公室应紧靠领导办公室，打字，复印间应离领导办公室再远一些，以免杂音干扰；接待室，会客室刚应靠近楼梯口，客人进出也较方便。 每间办公室都应有办公家具，配以电话、电灯、电脑、复印机，传真机等设备，布置时尽量利用墙边、墙角，中部尽量留出空间，以便行走、活动。 ⑵大办公室 新式办公室多为100至200平方米的大厅，中间或窗边留出走廊，大部分空间隔成3—4平方米的个人工作区。每人的工作区有自己的桌椅，橱和配套设备用品，隔板高约1.2米。 由于各工作区间距离较小；联系方便，也节省走路的时间和体力。领导办公室应置于办公厅的最里部，用玻璃墙隔开，领导可以监督员工的工作，但不受声音的干扰。 其优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。 缺点是：相互干扰。 ⑶公寓式办公室 规模小的单位，如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓式办公室。 一般将进门的客厅作为接待室或文员办公室，里间的卧室作为领导的办公室或会客室。 （二）办公室的特点 1. 辅助性 ⑴ 不具有决策指挥中心的根本职能； ⑵ 需要向决策指挥中心提供决策的信息； ⑶ 协助领导处理日常事务。 2. 综合性（基本特点） ⑴ 领导工作的全局性决定了办公室工作的综合性，办公室工作的范围是根据领导工作的范围确定的，凡是领导职权范围所涉及的工作皆属于办公室工作的服务领域。 办公室不是具体的职能部门，但在职能、业务部门的信息传递、落实执行、监督检查、协调反馈等工作中都需要发挥作用。 ⑵ 从办公室内部工作看，是事务性、专业性、政务性等工作相互交叉的部门。 3. 服务性（本质属性） “三服务”：服务领导、服务组织、服务人民群众。 二、办公室的职能与作用 （一）办公室的职能 1. 基本职能：参与政务、事务管理。 2. 具体职能： ⑴ 沟通信息 ① 为领导科学决策提供信息服务； ② 是组织的信息枢纽； ③ 办公室工作从本质上说是信息处理工作。 ⑵ 参谋咨询 自古以来，就是秘书官员的职责。 是提高领导工作质量和效率的智谋性辅助功能，是办公室的基本职能与功能。 和其它的咨询机构相比，具有主动性、综合性、从属性、直接性和随机性的特点。 ⑶协调关系 ① 办公室处于组织的枢纽地位，连接内外、沟通上下左右，工作涉及到组织运转的方方面面，有着发挥作用的广阔天地和调动各方面积极因素的内在潜力。 ② 办公室作为信息枢纽，具有预测、发现失调现象的优势，并能分析原因，选择最佳协调方法加以解决。 ③ 办公室作为领导的办公机构，能比较全面地了解组织目标、方针政策、整体利益、工作计划、领导意图等，因而能全面把握情况，调控协调方向，掌握协调的“度”和“量”。 ④ 办公室人员在领导的信任和授权之下，运用领导机关的权威性和影响力，进行协调往往能发挥更大的作用。 ⑤ 办公室是开展综合性服务的，在与各方合作、广泛交往的过程中产生了相互理解、相互信任的关系，这是进行协调的感情基础，也是重要的条件。 ⑷ 督促检查 指根据领导指示、工作需要、基层反映，对组织内部部门的职能活动进行的监督、检查、催办的过程。 ⑸ 文书管理 ⑹ 处理事务（基本职能之一） （二）办公室地位与作用 1. 枢纽的地位与作用； 2. 窗口的地位与作用。 三、办公室管理 （一）办公室管理的任务与原则 1.办公室管理的含义