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第三章 跟单流程 跟单员之工作以订单为线索的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出《形式发票》资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作《生产通知单》等分发给相关部门，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，工厂出货。 一、接单 客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-MAIL三种方式。有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件。 一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求等。 1、产品名称规格、数量的审查 客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资料册，查出产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示REF：1001652 1000套，经查资料册，1001652为5X20W吸顶灯。如为客户从未下过的产品，以翻译产品描述后确认产品名称，最好登记入对应客户资料册，以便第二次下单时有资料可查。 2、单价、金额审查 客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出单价，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是老客户下订单，应查以前给此客户的报价。 3、交货期的审查 客户下单时一般有具体交货期的要求，但是有时也未规定交货期的时间。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，报一个实际的工厂交货期给客户。 4、付款方式的审查 审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，在接到客户订单后，如发现付款方式是工厂不能接受的，应该跟客户协商沟通。对工厂来说，最有利的方式就是信用证。 5、单价条款的审查 主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CIF价、FOB价、工厂交货价。不同的单价条款对应不同的单价。 6、包装要求的审查 审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。与客户确认无误后才开始生产。 7、交货方式的审查 交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄。如果是量少又较急的货物，采用空运；如果货多而不急，一般采用海运。几种方式中海运的费用相对便宜；如果出货到香港，可以采用陆运。所以在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运。如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用。 二、开出形式发票资料 在这里先介绍出口贸易订单的一般程序。 接到客户订单。 审单并开出形式发票。 客户确认形式发票。 工厂备料生产。 客户开出信用证。 工厂出货报关、交单。 根据以上相关资料，形式发票上一般应显示订单相关信息（收货单位、开出日期、合同号、形式发票号）、产品信息（产品名称、数量、单价、金额及总金额、工厂交货期）、合同条款（付款条件、单价条款），另须提供开形式发票单位银行资料，以便客户开信用证。 开形式发票要注意几点：第一，单价条款清楚，因为工厂交货价与FOB价与CIF价涉及费用划分。第二，交期明确。第三，L/C或T/T的天数（应避免D/A或D/P）。 有些工厂自己不出口而通过外贸公司出口。形式发票的开具单位即为外贸公司。在这种情况下，工厂把开形式发票的资料传给外贸公司开形式发票，最好请外贸公司把形式发票先传真给工厂核对，避免发生错误。 经核对后的形式发票传真给客户后，须及时与客户联系是否符合要求，有时客户要求变更或条款弄错都须及时修改才不至于影响交期。如符合要求，做信用证收款的话，则须要求客户即时开出信用证。 三、制作《生产通知单》 《生产通知单》制作：收到客户订单，然后将客户订单转化为工厂生产通知单。在转化客户订单为《生产通知单》时，必须明确客户订单中的产品名称、规格型号、数量、包装要求、出货时间，并且在转化过程中不得有误，有什么特别要求一定在要生产单上注明。只有这些资料明确了，各相关部门才能凭此安排备料生产，做好生产计划。 四、生产跟踪 分发了《生产通知单》后，生产跟踪其实不是很难。最主要是看生产进度是否能满足订单交货期，产品是否按订单要求进行生产。 生产进度根据生产部的最新生产排程中相应订单完工日来确定是否能按期交货。如果排程中生产完工期满足订单交期，那就没事发生；如若排程完工期不能满足订单交期，那就得同生产部协商是否能加班或采用其他方式保证订单如期交货。 订单更改的跟踪。客户所下订单，不可避免地会发生临时订货更改的事，一般来说，订单更改主要是数量、结构、包装要求的更改。收到客户的更改通知后，首先应确认更改内容是什么