物资管理规定及流程201310-鸿本.docVIP

沈阳鸿本机械有限公司 QG/HB.I.03.002-2009 物资管理及流程规定 为保证公司生产、经营正常运营，不断提高公司物资管理水平，保证公司获得最大经济利益，特制定本规定。 一、管理原则 采购物料：各单位根据实际需要，本着节约原则按规定时间和程序向物料管理部门报送物料需求计划；物料管理部门根据库存情况后形成公司级物料采购计划，经主管负责人批准后按规定时间和程序报业务部（市场部或生管部，下同）；业务部依据采购计划按规定时间和程序制作《采购订单》，并经相关部门审核、总经理批准后实施物料采购；采购物料按规定要求入库、发放。 销售物料：依据合同和要求，业务部按规定制作《销售订单》，并经财务部及相关部门审核、总经理批准后办理物料出库手续，实现物料销售。 二、物料需求计划、采购订单 （一） 需求计划、采购订单流程 1、主要原材料、辅材料： 生产单位根据批准计划，于每月18日前将下月物料需求计划报物料管理部门，物料管理部门于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成《采购订单》，经总经理批准后进行采购。 公司技术部负责制定生产消耗定额。主要有原、辅材料，包括生铁、废钢、合金、焦炭等炉料及耐火砖、硅砂、三乙胺、钢丸等辅助材料。 2、设备维修用备品备件及机物料消耗： （1）安全库存：设备管理部门部和相关单位协助物料管理部门根据实际情况制定必要的各项备品备件及其它物料的安全库存，日常管理要及时补充安全库存； （2）计划：生产单位根据批准计划，于每月17日前将下月需求报设备管理部门，经设备管理部门审核后于18日前报物料管理部门，经物料管理部门确认后并于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成《采购订单》，经总经理批准后进行采购。 其它机物料消耗，由各单位根据实际需求经批准后，于每月18日前将需求计划报物料管理部门，物料管理部门于23日前做出下月采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。 （3）发生临时性需求（影响生产的急需物料），需求单位将需求计划于每日15:00时前以邮件和书面的形式发给物料管理部门，属于备品备件的同时以书面形式报设备管理部门负责人进行需求确认（对关键备件要查出损坏原因）后交物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部形成《采购订单》，报总经理批准后进行采购。 3、办公用品由需求单位于每月15日前将需求计划报办公室，办公室于19日前汇总做出公司需求计划经批准后报物料管理部门，物料管理部门确认后并于23日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25日前形成《采购订单》，经总经理批准后进行采购。 4、包装物、铸件产品等其它消耗物料： 各单位根据实际需求制订本单位的下月度需求计划，按规定时间和程序将需求计划报到物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报业务部，由业务部制作《采购订单》。日常需要增加临时采购的，按上2（3）款原则办理。 5、所有物料采购均由业务部制作《采购订单》（进入ERP的物料由ERP生成采购订单）。采购价格要货比三家，一经确定不得修改。《采购订单》空白处用笔划掉。 6、需北京总部审批的按总部规定执行。 7、当月《采购订单》当月采购，跨月无效，仍需采购的重新制作《采购订单》和履行审批手续。对于因生产计划有变更，有关单位要及时向物料管理部门提出物料需求变更计划，物料管理部门应及时通知业务部调整《采购订单》或追加《采购订单》。 （二）《物料采购价格文件》、采购订单制定 1、市场部根据需求计划，按照《物料采购价格文件》的价格和约定交货期，制作物料采购订单或采购合同，经部长审核、总经理批准后执行。 2、市场部按照“询价、议价”的原则确定物料采购价格（包括外委加工价格），编制《物料采购价格文件》。《物料采购价格文件》须经部长审核、总经理批准有效。《物料采购价格文件》是制作采购订单的唯一价格依据。新增物料品种或采购价格变动，经总经理批准后及时更新《物料采购价格文件》。 3、采购价格的确定以“质优价廉”为原则。每一种物料的采购价格必须进行至少2家以上供应商的询价和议价，并做好原始记录备案，以备公司检查。北京总部管理的生铁、焦炭等集中采购物料价格以总部定价为准。 4、对消耗量大、价值高的生铁、废钢、焦炭、合金、耐火砖等主、辅料实行每月询价制度，需要调整价格的经总经理批准后及时更新《物料采购价格文件》。 三、采购 1、管理及分工：所有物料采购实行业务部归口管理，业务部负责采购供应商、品种规格、数量、价格等信息收集、业务联系、合同起草、制作《采购订单》、采购实施，并按上述原则履行审批手续。业务分工如下： （1）市场部：负责主要原材料、辅助材料