Excel使用技巧祥解.ppt

Excel表格使用技巧2013-6-8 1-基础篇 1-1通用技巧 1-1-1快捷键操作 1-2单工作簿 1-2-1简单的筛选功能 1-2-2自动填充 1-2-3选择性粘贴 1-2-4简单公式运用 1-2-5简单图表制作 1-2-6快速切换工作表 1-2-7控制自动超链接 1-2-8设置打印区域 1-3多工作簿 1-3-1使用工作区文件 1.Excel基础技巧 1-1-1快捷键操作 Ctrl + C 复制 Ctrl + V 粘帖 Ctrl + X 剪切 Ctrl + 1 设置单元格格式 Ctrl + A 全选 Ctrl + F 查找 Ctrl + H （查找并）替换 Ctrl + Z 撤销 1-2-1简单的筛选功能 点击列名中的向下箭头即可筛选单元格 *通过点选(Blanks)可筛选出空白单元格进行操作 1-2-2自动填充 很多用户对“自动填充”的功能知之甚少，掌握这项编辑功能将给工作带来很大的便利。 按住Ctrl键的同时拖拽单元格，这个操作方法在填充过程中改变了默认的填充方式。 默认情况下，拖拽包含数字的单元格，只会复制数字，如果按住Ctrl键的同时再拖拽，就把填充方式改为按1为步进行填充。如果单元格的内容是文本+数字，那么默认状况下，拖拽是按照文本不变，数字步进的方式填充，这时如果按住Ctrl键再拖拽，就变成完全复制原单元格内容。 等差数字填充 如果先录入两个数字再填充，excel会根据这两个数字的差额作为步长来填充后面的单元格-这是进行等差序列填充的最佳方法 1-2-3选择性粘贴 复制后，点击右键-Paste Special可以对已复制的内容进行选择性粘贴 b)运算 这个部分的选项允许用户执行一次简单的数值运算(加减乘除中的任何一种)，这样的选择性粘贴在多种应用中起作用 c)转置 “转置”选项能够让原始区域在复制后行列转换，而且自动调整所有公式以便在转置后仍能继续正常计算 1-2-4简单的公式运用 公式是Excel的一大特色，在日常办公中灵活地运用公式能让工作事半功倍。 在Excel中，公式是以 “=” 号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结果的预定义的特殊公式。 公式的组成要素为符号 “ = ” ，运算符和常量，单元格引用，函数，名称等。 例如： 1）=15*3+20*2 包含常量运算的公式 2）=A1*3+A2*2 包含单元格引用的公式 3）=单价*数量 包含名称的公式 4）=SUM(A1*3,A2*2) 包含函数的公式 点击下图中红框所示的fx按钮，即可为所选中单元格添加函数，也可以在公式框中手动输入函数。我们在这里点击可选的第一个函数SUM,可以看到下方的函数用法描述。 根据函数的定义，我们可以在括号中添加需要求和的单元格引用，可以通过在编辑公式过程中点选单元格或者手动输入单元格坐标进行添加。完成公式后，单元格即显示为公式的计算结果。 再以IF函数为例，根据函数描述可以看到括号中允许出现3个参数，logical_test（逻辑判断公式）,value_if_true（判断结果为真，则单元格内容为）,value_if_false （判断结果为假，则单元格内容为），点击OK 在新弹出的对话框中，依次输入三个参数的表达式，以下图为例，若C2的值为“男”，则选中框的内容为“男”，若C2的值不为“男”，则选中框的内容为“女”。所生成的公式如途中红框所示 绝对引用与相对引用 通常情况下，在公式中输入的数字会在拖拽公式时会每行自动加一以实现对不同行的智能匹配。如果我们希望在拖拽公式的时候引用不随行号而改变的数值时，只需在数字前添加“$”美元符，就可以实现对数值的绝对引用，即无论拖拽公式到什么地方都不会改变美元符号后的值。(快捷键F4) 1-2-5简单图表制作 制作指定数据列的图表：在制作图表的时候，我们可以自由选择图表的内容和坐标，如下图中，以姓名为横轴，制作每位同学的数学成绩和英语成绩的图表的方法如下：1）同时选中B，H，I列。 2）选择菜单栏中的Insert-Chart插入图表 根据不同的类型选择即可制作各种不同样式的图表 1-2-6快速切换工作表 如果Excel中的工作表数量太多，我们