会务工作指导手册.doc

电子工程学院举办国际会议 会务工作指导手册? 该会务工作手册描述了一般性的国际性学术会议的会务相关工作的组织结构、具体职责案，以及相关参考附录。 整个会务工作将由以下的几个小组完成（秘书组、财务组、会务组、后勤组、宣传组、技术组、应急组）。各小组分工合作，相互协调共同完成国际会议的会务工作。会务组秘书长全面负责会务工作，向大会主席负责。 一、会务组结构及职责? 秘书组： ? 1.全面协调各项事务； ? 2.接收函，邀请函的草拟、打印、Email等； ? 3.会议的咨询（Email, Phone）等； ? 4.（视会议级别）与IEEE机器相关分支机构联络； ? 5.酒店协调； ? 6.会议用餐安排 财务组： ? 1.会议注册整个过程中的网上收费、财务核帐，开发票等。 ? 2.发票的发放工作（包括现场开发票、收据等）； ? 3.与学校财务的协调等； ? 4.会后处理发票问题等； ? 5.现场财务工作。 会务组A组： ? 1.制作会议胸牌 ：胸牌的规格：约 7cm*10cm?硬卡片，外加透明塑料封套及挂绳。 ? 胸牌分为工作人员和参会人员两种，分别用不同底色区分。 胸牌制作数量：按注册人数及工作人员来确定 2.设计制作会议指示牌、大会背景板、横幅、路引。 3.购买并印制工作制服；（可选） ? 会务组B组： 1. VIP接待: 接待VIP及其他涉及VIP的引导陪同工作。如：派车去机场接机；送 VIP 去酒店；酒店登记； VIP 的旅游事项；? 送机。? ? 2.用车联系: 向学校车队联系用于会议所需的全部车辆，含VIP接待和其他用途。 后勤组： ? 1.组织安排志愿者：负责整个会议进程中需要用到志愿者的部分，包括召集，培训，现场管理调度等。 ? 2.会场布置：大会会场以及分会场的会场布置；会议所用设备如展板，投影仪等的租、借，安排座位和座牌。 宣传组： ? 1.与学校宣传部、国际合作交流处的全面协调； ? 2.邀请媒体采访报道（视会议大小决定媒体级别）； ? 3.邀请领导参加大会开幕式； ? 4.递交申请报告； ? 5.制作并张贴宣传海报、横幅等。 技术组： ?1. 建设网站、更新网站信息； ?2. 制作会议手册； ?3. 调试、维护和看管分会需要的所有设备及工具； ?4. 制作会场注册查询软件； ?5. 提供与会代表相关信息； ?6. 状态更改，到款额上传。 应急组： ? 1.负责开会期间的24?小时应急处理。 2.负责会议相关的车票、机票的预定工作。? 二、? 会务组各小组具体职能 秘书组 全面协调各项事务? ? 1. 会议前的事务安排，会前主要工作包括： 与财务组密切沟通，确定会议注册人数及大概财务缴费金额；?向会务组A组及时提供制作所需信息及会议文具种类、数量；?配合会务组B组完成接待事宜，提供接机人数及VIP 的住宿、航班等具体信息；?向后勤组提供筛选志愿者的条件以及志愿者在会议期间所做的具体事务，商讨会场布置；? 向宣传组提供海报、横幅，完成会前宣传事宜；?与技术组密切沟通，及时网站更新（会议宣传、状态更新、到款额上传等）,向技术组提供与会代表相关信息等；?与旅游组协商旅游事宜，并提供VIP 人数及旅游时间。? ? 2. 会议期间主要工作包括：?与财务组沟通会议注册出现的问题及解决方案；?与后勤组协商会议文具的分发；?与宣传组协调拍摄事宜及会议期间的各个分会场的拍摄安排；? 协会会务组间的工作安排。? ? 3. 会议结束后的工作安排：?与财务处密切沟通，解决有问题的发票，并后续邮寄给作者；?会后实时查看会议邮箱，对作者的疑问及时解答；?完成会后财务收支的情况总结；?对整个会议做工作总结。?草拟会议接收函、邀请函。 ? 与IEEE相关分支机构联络 具体事项有： 与IEEE、IEEE CPS 联系，介绍会议的概况，向 IEEE、IEEE CPS 提供所需会议信息，获得IEEE的赞助和支持； 及时与IEEE沟通，确定上传最终文章数量、作者信息，并及时与技术组沟通，完成网站更新；确定会议录用文章后，向IEEE 提供会议CD 数量及邮寄方式及信息。 会后，与IEEE联系，商谈其他会议相关事宜。 ? 财务组 会议筹备期： 网络注册，包括财务核帐、注册及交费状态实时更改、到款