秘书理论与实务第16讲接待工作分析报告.ppt

第三节 接待工作 第三节 接待工作 一、接待工作的类型 *1、按来客的目的任务分： 上级检查 经验交流 工作联系 会议接待 业务往来 参观访问 应对投诉 *2、按来客地域分： 3、按来客人数分： 本地接待 团体接待 外省市接待 个别接待 外宾接待 4、按是否预约分：预定性接待和随机性接待 二、各类接待中秘书工作要点 1、上级检查 要求：庄重、周全、细致。 重点做好：汇报材料的准备；现场情况的如实反映；生活服务体贴周到但注意节俭勿超标。 2、会议接待 要求：执行标准，热情服务。 重点做好：事先周密计划（含经费预算）；精心搞好会议服务，确保圆满完成会议任务。 3、外宾接待 要求：严格按外事有关规定办。 重点做好：制定外事接待方案并报批（注意对等原则）；接待安排隆重得体、讲求实效。 4、随机接待 要求：随机应变、灵活处理。 三、 接待方式 1、迎送式（即迎来送往） 根据客人的重要程度和不同情况取不同形式。 2、引见式（引导、介绍、敬茶水、送行） 3、参与式（在领导会见、会谈时秘书参与） 4、陪同式（秘书陪同客人参观游览） 5、完全式（秘书承担全过程接待） 四 接待工作的原则与要求 1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。 2，尽职负责 必须首先确认来客身份；交谈必须注意必要的内容和范围。 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。 6，严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律] 7，灵活应变 五、 内客接待的一般程序与内容 预定性内客接待一般程序 六 外宾接待的一般程序与内容 七 关于接待方案的拟制 案例：南京职业大学张校长应我校陆校长的邀请，将于2004年5月9日至12日对我校进行访问和考察。张校长一行六人（除张校长外教授1人、副教授4人）其中女士2人（均为副教授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察学习我校自建校开始的改革经验。除工作外，张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道桥市场、水磨沟风景旅游区及广汇晨晖石材。 如您是职大党政办主任，请作接待方案。 接待方案的内容（以内客为例） A.标题 《关于接待ⅹⅹ（来客单位）ⅹⅹⅹ（团组负责人）一行的方案》 B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待基本要求） C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障 D.迎接（接站）并商定活动日程 E.宴请 F.会谈或座谈交流 G.游览观光 H.结帐、送行 关于接待南京职大张校长一行的方案(1) 南京职业大学校长张ⅹⅹ一行六人（副厅级1人、处级4人、科级1人；处级中女2人），应我校邀请，将于2004年5月9日（星期日）至12日（星期三）对我校进行考察访问，主要是考察我校自建校以来改革的经验。南京市与我市是姐妹城市。对于张校长一行来访，我校应予以热情、周到的接待。 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排小套间1套（副厅级1人）、标准间3套（其中2套住2人、1套住1人）；在招待所汉餐厅用餐，标准按规定40元/人。 关于接待南京职大张校长一行的方案(2) 二、迎送：客人抵、离时，由我校常务副校长贺星岳率校党政办、教务处、行政接待处领导前往迎送（列出具体抵、离航班及时间）。客人抵达后，由党政办朱主任负责与客人商定活动日程。 三、宴请：9日晚20：00，我校校长陆计明、书记艾尔肯在清餐厅雅座宴请张校长一行，党政办、教务处、行政处第一把手参加作陪。标准60元/人，上新疆地产酒、地产烟。 四、座谈：10日上午10：30，我校领导在校学术中心小会议厅与客人一行见面并座谈。由贺副校长主持，艾尔肯书记致欢迎词，陆校长介绍情况并回答客人提出的问题。 关于接待南京职大张校长一行的方案(3) 五、参观游览 10日下午4时至7时，客人参观我校陈列室、电教室、实训室、图书资料室。由贺副校长陪同；11日白天，由朱主任陪同游览吐鲁番并在吐用午餐（便餐），返回后游览二道桥民街、国际大巴扎并用民族风味晚餐（便餐）；12日上午8时至12时游览天池。 六、签订协议 12日下午6时在学术中心六楼小会议厅，陆校长、艾书记、贺副校长、朱主任及各院系主要领导与客人再次座谈，并签订《关于乌鲁木齐职大和南京职大开展交流协