秘书三级事务管理分析报告.ppt

祝大家考试顺利！ 工作程序 (1)调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。 (2)时间期限适宜标准。 (3)确定同一任务的不同承办周期。 (4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期。 六、对办公室工作进行评估 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 1、办公室工作评估的意义: (1)提高了管理工作的效率。 (2)明确了组织机构的建制。 (3)促进了员工承担责任。 (4)有助于进行控制和监督工作。 2、工作质量评估的要求: (1)目标不宜过多。 (2)目标之间要相互协调。 相关知识 工作程序 1、对办公室工作进行目标管理: (1)建立一套完整的目标体系; (2)确定目标； (3)组织实施； (4)检查评估 。 工作程序 2、对办公室工作进行量化管理 　　办公室工做量化管理是指在组织开展工作过程中，运用科学方法（如预测、概率估算、实测、预定动作世间法等）对各个工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。 3、对办公室工作进行评估:目标必须是明确并可以考核的。包括： （1）数量目标评估； （2）质量目标评估。 第四节 办公用品管理 一、办公用品与设备的采购程序 二、采购预算方案的制定 三、调配办公资源 一、办公用品与设备的采购程序 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 相关知识 1、获得设备使用权的方式：购买，租用。 租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。 较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。 租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出 租用 维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵 设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如 2—3年。 购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中 购买 缺点 优点 会计程序 获得的方法 相关知识 2、政府采购的主体：采购机关和供应商。 主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源 工作程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。 （2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。 （3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 （4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门 （5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库 （6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。 工作程序 1、提出购买申请 　2、审批、落实经费 　3、招标，选择供应商 　4、签订供货合同 　5、货物入库 　6、支付货款 注意事项 1、在自己职权范围内，依程序进行购置 　　 2、按采购程序与供应方确定购货内容，总费用，交货和售后服务等，形成整套购买文件 　　 3、仔细检查 　　 4、如发现不对，马上联系 　　 5、做好相关的文件与单据保管 采购人员对供应商进行比较筛选 提供的价格和费用 质量和交货 售后服务 安全可靠性 注意事项 二、采购预算方案的制定 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 杨帆 办公事物 办公用品 秘 书——事务管理 ADD YOUR NAME AND INFORMATION ADD YOUR LOGO 第三节 办公室日常事务管理管理 一、改进办公室日常事务工作 二、处理突发事件 三、完成督促检查工作 四、制定工作计划 五、确定承办期限 六、对办公室工作进行评估 一、改进办公室日常事务工作 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 办公室日常事务工作流程的基本思路有： ①重新安排； ②修改； ③替换； ④合并； ⑤精简。 相关知识 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤： 定义→评价→分析→改进→实施 工作程序 相关链接 工作流程分析改进的基本步骤，简要地概括为需要回答的3个问题： ①我们现在何处（现状）？ ②应在何处（改进的目标）？ ③如何到达该处（改进的方法）？ 二、处理突发事件 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）