秘书实务5分析报告.ppt

时间管理与上司日程安排 1、秘书自己时间管理 2、上司时间管理 3、上司日程安排 讨论 1 你如何分配自己的时间？ 一天的时间？ 一周的时间？ 一年的时间？ 一生的时间？ 讨论 2 时间都去哪儿了…… 时间浪费的一些因素？ 1、思想的巨人，行动的矮子 2、贪玩、不务正业…… 3、等等 导致时间浪费的因素，一般来说： 1、寻找东西 2、不必要的电话 3、拖延 4、注意力不集中 5、过于挑剔 有效管理时间的方法 1、明确目标和自己的工作任务及职责 2、制定工作计划 3、善于利用有效的工具 （工作日志、时间表、值班表、布告板、工作日历等） 上司活动时间表 一、类型 1、月时间表 2、周时间表 二、上司活动的主要内容 例如：参加会议、访问、庆典仪式、视察、接待洽谈、宴请活动、报告演讲、节庆活动、慰问、纪念活动、出差休假等。（需征求本人同意） 三、作用：协调；合理；方便；及时。 工作日志 1、上司工作日志的信息内容 a、单位内的活动 b、单位外的事务 c、上司个人安排（比如：看病，休假等） d、上司私人信息（亲属生日，提醒） …… 2、填写工作日志的方法 a、提前了解，预先安排 b、记录清楚，阅读方便 c、完整详细，及时更新 d、工作提醒，逐一落实 …… 提高办事效率和节约时间的技巧 1、养成良好的工作习惯 2、善于利用时间 3、改善工作条件（现代化的办公手段） 4、在工作中反思总结，合理调整 上司日程安排 一、常规活动安排 1、年活动安排 2、月活动安排 3、周活动安排 4、日活动安排 二、专项活动安排 需要拟写策划方案，如出访方案、接待方案等 上司活动安排的原则 1、必要性 2、统筹性 3、简化性 4、合理性 安排上司活动的程序 1、掌握情况、明确要求 2、精心策划、拟定方案 3、准备落实、搞好协调 4、现场服务、确保顺利 5、总结经验、形成报告 上司日程安排的注意事项 1、顺序的先后与时间的分配 2、进行预约的方法 3、合理地安排日程、时间上留有余地 4、内外兼顾 5、提高效率 6、适当保密 7、事先同意 * * * 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。 ABCD时间管理分类法 （重点分类法） 1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中 2、列表分析ABC时间管理分类 3、确定ABCD工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性 分类 比 例 特 征 管理要点 A 重要又紧迫 （1）最重要，具有本质上的重要性 （2）最迫切具有时间上的迫切性 （3）有后果 B 重要不紧迫 （1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果 C 不重要而紧迫 （1）不重要 （2）紧迫 （3）影响小或无后果 D 不重要也不紧迫 （1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果 不管理 可以忘掉 5、实行ABCD时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 四类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类…… F 每天坚持如上步骤 一、日程管理的内容 秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。 领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容： 1. 各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。 2. 商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。 3. 参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。 4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。 5. 组织的各类重大活动的安排。 6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。 四、制作日程表的方法 1、年度日程表 不必要太细，只要把年度一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以。 2、月内日程表 根据年度