秘书实务第四章分析报告.ppt

第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 3. 桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 4. 胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 5. 签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方； 6. 签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性； 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 7. 会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 八、准备会议所需物品、设备 九、安排食宿 十、大型会议的接(送)站、报到 第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 十一、大型会议的经费预算 会议资料费 邮电通讯费用 会议设备和用品费 会议办公费 会议宣传交际费 会议住宿补贴费 会议伙食补贴 会议交通费 其他开支 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 一、会前的最后检查 1．检查的方式 听取会议筹备人的汇报 现场检查 2．检查的内容 文件的材料准备情况 会场布置情况 会议保卫工作情况 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 二、组织签到和登记 三、做好必要的录音录像工作 四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的记录工作 会议记录示例： 艺海股份有限公司董事会例会记录 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。 记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。 财务状况： 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。 公司其他活动报告： 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项： 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。 休会： 已无其他问题，会议于上午11：50结束。 秘书(签名) 董事长(签名） 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密和保卫工作 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作 九、会议信息工作 第四章 会议管理工作 第三节 会议中的工作 1、充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响 2、了解媒体 3、有备而来 4、临场表现 案例导入： 华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。 第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述 一、会议的内涵 会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程 会见:又称接见、拜会 会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见 第四章 会议管理工作 第一