秘书实务分析报告.ppt

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下 篇 公文写作与实务 一、党和国家关于公文规范的 有关要求 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写 作和处理(见图 )。 二、公务文书的体式 《国家行政机关公文处理办法》严格规定 了行政机关的公文体式,行政机关的公文应严 格依法行文。其他组织 的公文为庄重规范起见, 也形成了相应的体式要 求。公文的体式由以下 四部分组成。 (一)公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分(见图4-4) 。 发文机关标识:其作用在于表明公文的责 任者,显示公文的权威性与郑重性。通常有两 种形式:一是作为文头(又称版头),多采用 大号字体套红标识于公文首页上端,由发文机 关的全称或规范化简称加“文件”二字构成;二 是作为署名,用黑色字体将发文机关的全称或 规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文 时,主办机关排列在前。 发文字号:作为专指性很强的文件代号,为检索 和引用文件提供便利,同时也便于对文件进行统计 和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文 顺序号构成,如国办发 1998 28号,意为该文件系国 务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应 写完整,发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大 流水的方法依次顺序编写,不得出现重复或漏编的现 象。一份公文只有一个发文字号,联合行文时只标注 主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标 识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向 外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之 下、正文之上靠右的位置。 公文标题:一般由发文机关名称、事由和文种三 部分构成。撰拟公文标题时,在发文机关与事由之间 通常用介词“关于”、“对”连接,在事由与文种之间用 助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内 容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。 题注的写法是在公文标题之下标注。 受文者:通常分为两种:一种是主送机关,即对 公文负办理或答复责任的机关;另一种是抄送机关, 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责 任的机关。标注受文者时,应使用全称、规范的简称 或统称。 正文:用于阐述具体内容,表达发文意图,使受 文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正 文的内容一般要求做到一文一事,正文的结构通常包 括开头、主体、结语三部分。 附件说明:可分为两类:一种是与公文正件具有 同等效力的附件,其作用在于进一步补充和完善公文 正件的内容;另一种是在公文正件中已申明仅供参考 而不具备现实执行效用的附件,其作用在于为受文者 正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指 为附件所做的标记,用以注明附件的顺序和名称等, 以便查阅和保存附件,防止附件散乱、丢失。另外为 使正文集中表述主要内容,一些不便在正文中直接解 释、说明的名词术语,通常在附注中加以注解。 成文日期 :通常以领导人签发的日期作为公文的成 文日期;联合行文时,以最后签发机关的领导人签发的 日期为准;经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为 准;电报以发出日期为准。一般情况下,公文开始生效 的时间是以成文日期为准的。 公文生效标识:分为两种形式:其一是印章,指作 为机关公文权力象征的图章;其二是签署,指有权签发 公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名(或代以签 名章)。需要说明的是,多数公文是盖印表示生效;有 些是签署表示生效;有的需要盖印和签署同用;有的则 都不需要。 (二) 公文的标记 公文的标记由以下七个部分组成,如表4-2所示。 (三)公文的格式 为了维护公文的严肃性、法规性,对公文 中所有结构和标记的组成方法,有明确的标识 规则。行政机关的公文参照《国家行政机关公 文格式》国家标准执行。 (四)公文的文体 《办法》中规定公文应当做到: 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。公文的文体应当以说明、叙述和议论的表达方法为主,排斥描写,尽量不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语言,可以有通行的口语,不用俗语和土话。公文的文体力求庄重规范。 第二节 现代企业、公司的 新型文书与载体 一、企业文书处理工作中 应注意的事项 文书处理时应注意以下四点。 (一)文旨不明,文种不分 通过对请示与报告,通知与通报的辨析来 讨论这一点。 请示与报告混用 “请示”有两种类型,一种是“申报性”请 示,另一种是“求助性”请示。请示理由往往 有汇报的特点或在报告中带着请示事项。 所以,有些秘书常将请示的理由与情况汇报的“报告”混为一体,造成文件主旨不明,如表4-5所示。 通知与通报混用 通知与通报都是上级机关对下级机关的行 文,而且在传送信息、沟通情况、提出要求等 方面有相似之处,因此,常把通知与通报混用。 通知的文旨在于上级要求下级执行办理的具体 要求,而通报的文旨

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