秘书学第二版课件第二章　秘书职能范畴.ppt

第二章　秘书职能范畴 了解秘书职能范畴的特征 掌握秘书文稿撰拟要领 理解公文运行的特征 掌握秘书文书整理的要领 理解秘书会务工作原则和任务 理解秘书日常、随机、受权事务的特征 了解网络办公的特点及网络办公系统的结构 第一节　办公事务辅助 　　办公事务辅助在秘书职能活动中是大量 的、经常性的、基础性的，主要包括办文、 办会、办事，以及办公环境管理等。 （一） 文稿撰拟 　　秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种 表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字 材料（见图2-1）。 （二）文书运行 　　文书运行包括收文和发文两个程序化运 行过程。收文程序的主要环节有：签收→登 记→分办→传阅→拟办→批办→承办→催办 →注办等。发文程序的主要环节有：授意→ 拟稿→审核→签发→复核→缮印→校对→用 印→登记→封发等。 （二）文书运行 　　文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往 来的需要等具体情况，对上述收文、发文程序进行 调整，增减其中的某些环节。 　　文书运行的注意事项（见图2-2）。 （三）文书整理 　　文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 主要包括文书立卷和案卷归档。 　　文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 　　文书立卷的范围（见图2-3）。 （三）文书整理 　　文书立卷的原则（见图2-4）。 　　文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。 　　归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成 案卷后，一般在第二年的上半年向档案部门移交。 　　归档的质量要求是：要维护文书材料的齐全、完 整；要按文书的内容上的联系合并整理、立卷；要保 持文书间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷要简明确切，便于保管和利用。 （四）文献材料的保管和利用 　　秘书要收集保管一定数量的文献资料，以便在领 导工作需要时提供给领导参考，并在自身开展业务活 动中查阅。 秘书文献资料工作中必须注重的事项（见图2-5）。 二、办会 　　秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操 办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效 果提供服务。秘书办会即会务工作的内容十分 纷繁，主要包括会前准备、会间服务、会后事 务及在会前、会间、会后都有大量会议文字工 作和文件材料处理事务。 （一）会务工作的原则和任务 　　会议具有决策功能、指挥功能、沟通功能、协 调功能、动员功能、宣传功能、控制功能、公关造 势功能、强化凝聚力功能、树立组织形象功能等等。 　　秘书会务工作的原则（见图2-6）。 （一）会务工作的原则和任务 　　要有效地发挥会议的功能，必须从三方面 入手（见图2-7）。 （二）会前筹备 　　秘书会务工作中，会前筹备是会议有效进行的 基础性工作。 　　会前筹备工作主要包括：领导确定会议目的、 议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导 审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机 构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会者 名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按 会议讨论要求将与会者编组，制作会议代表证、工 作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会 议期间的住宿和接站车辆。 （三） 会间事务 　　会议召开期间，必须办好以下工作： 　　会场签到，以便了解与会代表的人数； 　　会间调度，这是指对会议程序、内容、会场 服务的安排和调整； 　　会议记录，这是指会议情况的原始记录，它 是贯彻会议精神的依据，形成会议文件的基础； 　　会议简报，这是反映会议进程、动态，通报 会议情况的文书； 　　会议选举； 　　会议总结； 　　后勤保障。 （四）会后工作 　　草拟和印发会议纪要，以记载和传达会 议的主要精神； 　　清理会议文件； 　　组织会议代表离会，为其提供各种方便； 搞好宣传报道，扩大和传播会议影响； 　　会议工作总结； 　　会后催办工作。 （一）日常事务 　　日常事务指秘书每天都要操办的事务。 　　这些日常事务有着共同的特征： 　　具有领导工作需要的选择性； 　　具有操作的规范性； 　　具有与领导工作的主辅协同性； 　　具有运作的适应性； 　　具有服务的周密性； 　　具有公众性； 　　具有尽职守岗的严格性。 （二）随机事务 　　秘书的随机事务指难以预测的、不经常发生的或 在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。 　　秘书处理随机事务要注重五个方面（见图2-8）。 （三）受权理事 　　秘书受权理事，指的是领导者根据工作 的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘 书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和 委授的权力及要求，代表领导去处理交办的 事务。 （三）受权理事 　　秘书在受权理事中，特别要注重以下方面