秘书学第二版课件第三章　秘书职能环境.ppt

第三章　秘书职能环境 了解秘书职能环境构成的纵向层次 了解秘书职能环境构成的横向要素 理解秘书职能环境支撑因素 理解资源发展的导向性 理解资源配置的促动性 了解领导活动 理解领导者、被领导者、作用对象 及环境间的关系 理解领导活动与秘书工作的关系 第一节　秘书职能环境构成 　　环境是一个开放的大系统。秘书职能 环境与其他环境系统一样，具有整体性、 层次性、动态性。 （一）秘书机构内部环境 　　秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。 （一）秘书机构内部环境 　　形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件： 　　要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、 具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人； 　　要有健全的工作制度； 　　要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程； 　　要形成灵敏的信息处理及综合加工机制； 　　要形成和保持和谐的人际关系； 　　要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。 （二）组织内部环境 　　秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部 一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。 组织内部环境主要有六方面（见图3-2）。 （三）组织外部环境 　　组织外部环境是一个庞大的、具有层次 的、开放的、相互联系的系统。 　　组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组织 提供物质、能量和信息，同时也提供生存、 发展的空间。秘书机构、秘书及秘书工作是 依托组织管理而存在的。外部环境对组织管 理的各种影响，都直接关联着秘书部门、秘 书及秘书工作。 二、横向要素 　　秘书职能环境与整个社会环境是融为一 体的，由社会经济、政治、科技、文化等要 素所决定。与其他社会成员所处的具体的环 境相比，这些要素对秘书职能环境的影响， 既有共同性，又有某些特征。 （一）社会经济环境 　　经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水 平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运 行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分 配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展 有着极为重要的影响。 　　经济环境对秘书工作的影响有以下几方面： 　　经济环境为秘书工作提供物质基础； 　　经济环境影响秘书工作的业务内容； 　　经济环境影响秘书开展业务活动的形式。 （二）社会政治环境 　　政治环境主要指国家政治制度、政治体 制、政治目标、方针、政策、法律、法规等 方面的政治文明程度。它反映了国家的政治 意志和人民的政治权利，对组织和领导行为 的政治方向有着直接影响。 　　秘书工作要适应其特定的政治环境必须 做到四点。 （二）社会政治环境 　　秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政 治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动； 　　秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持 良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门 保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导 人遵从依法行政的调控，依法经营和管理； 　　秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权 利和合法权益，维护平等的人格地位； 　　秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会 政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经 受特殊的考验。 （三）社会文化环境 　　社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值 观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社 会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳 定性。 　　社会文化环境对秘书及秘书工作的主要影响： 　　它影响秘书的综合素质； 　　它影响秘书事务辅助、参谋智能辅助和综合协 调辅助的有效性； 　　它影响秘书工作的效率。 （四）科学技术环境 　　科学技术环境是指与组织生存发展相关 的科学技术、工艺设备、原材料、动力、产 品、管理流程等方面的水平、成果、发展状 况及条件，相关科技理论研究成果及转化为 社会生产产业的能力等。 　　科学技术环境对秘书工作的影响： 　　影响其办公设备与手段的先进性； 　　影响其思维方式； 　　影响其学习及创新能力。 （一）与纵向层次机构的关系 　　秘书工作与纵向层次机构的关系，指的 是与本组织领导层的关系、与上级领导机关 的关系、与本组织下属机构的关系等。 　　秘书要处理好与上级领导机关的关系， 首先要遵从其领导，其次要加强服务，再次 是加强沟通与协调。 　　秘书要协助本组织领导者对其下属机构 实施有效领导和管理，就必须处理好与下属 机构的关系。 （二）与横向部门机构的关系 　　秘书与横向部门机构的关系，既包括与本 组织内各职能管理部门的关系，也包括上