秘书学第二版课件第四章　秘书工作的规律与方法.ppt

第四章　秘书工作的规律与方法 了理解秘书工作的一般规律 理解秘书专项职能活动规律 理解秘书工作的原则 理解秘书工作方法与组织实践的关系 第一节　秘书工作规律 　　秘书工作作为一种客观存在的社会现 象，有着特定的客观环境、工作内容、工 作目标、工作对象和相关因素，有着工作 运行中本质的、稳定的、固有的联系和关 系，有着自身发展的必然趋势。 （一）秘书工作一般规律的表述 　　1. 领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅 配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才 能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工 作关系状态。 　　2. 主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性 作用。 　　3. 领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的 职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。 　　4. 秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、 适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通 过事务服务和参谋辅助体现出来的。 （二） 秘书工作一般规律的运用 　　探求客观规律的目的是为了把握规律、 遵循规律、运用规律，促进发展和提高工 作绩效。秘书工作的一般规律适用于秘书 工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的 职能作用也具有指导意义。 （二） 秘书工作一般规律的运用 　　1. 把握目标，坚持主辅配合的正确方向 　　秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现（见 图4-1）。 （二） 秘书工作一般规律的运用 　　2. 加深主辅理解，提高综合辅助的有效性 　　在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程 度，可分为四种状况：和谐共振型、领导牵引型、 秘书促动型、配合失调型（见图4-2）。 （二） 秘书工作一般规律的运用 　　3. 协调主辅配合，提高综合辅助的效率 　　秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满 足领导工作的需要，在主辅和谐配合中，提高近身 综合辅助的有效程度，促进领导工作效率和效益的 提高。 　　4. 增强主辅素质，提高综合辅助的效能 　　领导者不断提高自身素质，是不断提高领导工 作效率的重要条件，秘书不断提高素质，能有效增 强工作能力，也能优化对领导的近身综合辅助。两 方面的素质都能在实践中得到不断提高，就能有效 地增强主辅配合的效能。 二、 秘书专项职能活动规律 　　秘书专项职能活动规律，是秘书工作一 般规律在各项职能活动中的具体体现，它在 各项秘书职能活动的特定领域内起作用。 （一） 经常性工作的规范化、程序化、科学化规律 　　这一规律揭示了在秘书处理经常性工作的实践 中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素 之间联系和关系的科学认识的深入，为了提高效率 和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序 和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算 机为中心的现代化办公网络控制系统，实现规范化、 程序化、科学化。 （二） 秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律 　　这一规律揭示了秘书知识、能力、素质，必须 与所在组织的行业性质、领导者的职责分工、职权 范围、管理层次，以及秘书业务知识和涉及各方面 的职能要求相适应，呈现出既有一定广度，又有一 定深度的知识能力素质。 　　用“T”型知识能力素质模式图（见图4-3）。 （三） 领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律 　　这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织 意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由 代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目 的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容目的、 观点等要素的规定性。只有不违背领导的立意，秘 书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。 （一）事务与政务 　　从工作内容看，事务与政务是不同的职 能，统一到秘书的职能活动中，就能全面地 发挥其参谋助手的职能作用。 　　秘书通过辅助决策，提出参谋建议参与 政务，一般是随机性的。秘书的事务工作越 做得有成效，越能取得领导的信任，同时也 越能取得有价值的信息，参与政务，提出的 参谋建议也就越有效。 （二）被动与主动 　　从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看， 其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理 工作的需要，提供公务服务。但在具体的工作中， 秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动提供给 领导各方面的公务服务。 　　要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必 须在实际工作中，既要注重务实求真、准确地了 解现状，又要注意分析各方面的变化和发展，把 握住未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。 （三）综合性与专业性 　　在各职能系统之间，秘书部门是综合部 门，秘书工作是综合性工作。秘书要熟悉组 织运转各方面的运转机制，要精通本职专项 实务所必备的工作技能。 　　优秀的秘书应当具备“ T ”型能量，运用 广泛的知识功底，综合各方面情况；运用比 较深厚的专业知识，熟练地完成