秘书学第二版课件第五章 秘书的素质与管理.ppt

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第五章 秘书的素质与管理 理解秘书素质的时代发展 了解秘书招聘选拔的条件 了解秘书绩效管理的基本内容 理解秘书团队建设的必要性 了解秘书工作的管理原则 第一节 秘书的任职要求   秘书任职要求,是选任秘书的基本要 求,既带有公平、公正、择优录用的客观 性;又带有选任者用人功利的主观色彩。 (一) 以任务定标准   这类制定秘书任职标准的模式,是将秘书主要 业务内容归纳出若干条标准,以此作为选任秘书的 尺度。   准备经理与外联系的通信稿;   阅读、签署和寄发一些行政函件;   撰写讲话稿、备忘录和报告,代经理审阅;   撰写供发表的文章;   校订其他人员准备和打印好的文稿副本;   查找参考资料中经理希望得到的情报;   从各种资料中摘取情报供经理参考; (一) 以任务定标准   筹办协商会谈和会议,并提醒经理们记住在这 些场合他们应尽的职责;   主动参加会议,做好服务,有时甚至要主持某 些会议;   负责管理和培训一名以上的其他雇员;   为公司选择和推荐需要购置的办公设备和器材;   从容优雅地接待、会见宾客;   整理和维护经理的办公环境和秩序;   能熟练地打字和速记,会使用电脑和各种办公 设备;   至少能使用一门外国语。 (二) 以知识能力定标准   这种制定选任秘书标准的模式,是将现任 的称职秘书所具有的知识和能力归纳出若干条 标准,以此作为选任秘书的尺度。   我国选任秘书的标准(见图5-2)。 (二) 以知识能力定标准   1. 知识方面   知识方面要求具有博 与专的兼容性,“T” 型展 开,要有一定的宽广度和 精深度(见图5-3)。 (二) 以知识能力定标准   2. 智力能力方面   智力能力方面 的标准(见图5-4)。 (二) 以知识能力定标准   3. 能力方面   能力方面的标准 (见图5-5)。 (二) 以知识能力定标准   4. 基本操作技能方面   基本操作技能方面的标准(见图5-6)。 (三) 以理想要求制定标准   这类制定秘书任职标准的模式,是将最 理想的秘书素质要求或最优秀的秘书人才身 上体现出的良好素质,甚至将一些杰出领导 者的素质,都综合到秘书任职标准中,并以 此为尺度,作为聘用秘书的依据。   这种模式,在政治品德和职业道德方面, 提出了较高的要求。 二、秘书的选任原则   (一) 做人可靠、文化水平合用   秘书任职必须做人可靠。做人可靠的基 本要求,是可以通过查阅个人档案材料和调 查了解可以把握的。   文化水平合用主要指基础性科学文化知 识外语及计算机应用。可按学历层次分别考 察求职者的实际水平,以合用为原则,不宜 要求过高。 (二) 各层次秘书业务与基本 需要相宜   秘书业务的基本需要指的是符合初级、中 级、高级职责的要求及本单位对秘书岗位的特 殊要求。   这一标准主要体现在办文、办会、办事、 处理信息、调查研究、接待事务、维护领导工 作环境秩序、跟踪领导提供服务和辅助等。具 体如表5-1、表5-2、表5-3、表5-4、表5-5、表 5-6、表5-7、表5-8所示。 (三) 与特定职能环境相适   在基本条件和秘书业务标准合格的前提 下,还需对特定职能环境的适应性作必要的 考核,以便了解求职者是否具备任职潜能。   特定职能环境主要是指选任秘书用人单 位的行业环境、组织环境及秘书业务环境。   考察求职者的任职适应性,可从基本条 件和适应潜能两方面进行。 微软等世界500强公司的面试问题   1. 有一个长方形蛋糕,切掉了长方形的一块(大 小和位置随意),你怎样才能直直的一刀下去,将剩 下的蛋糕切成大小相等的两块?   2. 你有八个球。其中一个有破损,因此比其他球 轻了一些。你有一架天平用来比较这些球的重量。如 果只称两次,如何找出有破损的那个球?   3. 你让一些人为你工作了七天,你要用一根金条 作为报酬。金条被分成七小块,每天给出一块。如果 你只能将金条切割两次,你怎样分给这些工人?   4. 为什么下水道的井盖是圆的?   第二节 秘书素质的时代发展   秘书素质不是一个静态的、凝固不变的 模式,而是秘书适应社会文明发展不断丰富 其素质内涵、提高其素质、满足社会需要的 动态过程。   (一)提高辅助效率的能力   现代管理和领导活动要求秘书具有不断提高综 合辅助和公务服务的效率。   秘书提高工作效率能力的途径(见图5-7)。 (二) 增强协助领导调处多元 利益的协调能力   各级各类领导者和管理者要在工作实践中协调 和整合多元利益,调处多元利益主体之间的关系, 因而对其秘书的协调能力将不断地提出更高的要求。   秘书要适应领导工作的这一要求的体现:   要广泛深入地联系实际,把握实践中的新问题, 把握其本质和各种关系,分析各种需要和要

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