秘书学第二版课件第一章　绪论.ppt

第一章　绪论 理解秘书的基本含义 了解不同层次秘书的异同 了解不同类型的秘书机构 了解秘书工作的主要内容 理解秘书工作的主要特征 理解秘书学的学科特征 第一节　秘书 　　在所有职业中，每种职业都规定出一副 面孔，以表示它想成为人们认为它应当是的 那副样子。 　　　　　　　　　　 ——法 拉罗什夫科 （一）官员秘书 　　官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、 印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书， 即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专 门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑 而言，带有一定的辅助性质。 　　我国和其他国家高级官员和企业首脑身 边，设有助理或特别助理，也是政府和企业 首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘 书长，也属于官员秘书。 （二）秘书部门负责人 　　秘书部门负责人是指各级政府办公厅（室）、企事 业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅（室）主 任、秘书处长、秘书科长等。 　　秘书部门负责人的主要职责（见图1-1）。 （四）高级秘书 　　高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习 秘书，是按秘书的业务能力和所承担的工作 任务划分的。 　　高级秘书往往是较重要的领导人身边的 高级参谋和助手。 　　如秘书部门负责人、助理、首脑的专职 秘书往往由高级秘书担任。 （五）中级秘书 　　中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项 组织领导活动的基础性工作。中级秘书筹备操办各种 会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外的沟 通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工 作的开展，均有着不可替代的作用。 　　中级秘书具有的特点（图1-2）。 （六）初级秘书 　　初级秘书指从事操作性、服务性工作的 秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工 作是其主要任务。 二、不同领域的秘书 　　各行各业、各社 会领域的各类组织， 都有秘书、秘书工作 （见图1-3）。 鉴定考试中的秘书等级 　　“国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障部 职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前共 分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、 二级秘书（见图1）。 鉴定考试中的秘书等级 　　另外，教育部考试中心中英教育测量交流中心的 “剑桥办公管理国际证书考试”分有初级、中级和高级 三个级别。 　　通过这种考试培训，学员可以掌握现代秘书观念 和国际化的思维方式，以现代秘书行为准则，学习者 不受教育背景和学习时间的限制，可自由选择学习模 块，如表1所示。 第二节　秘书机构 　　秘书机构在领导决策层和执行层之间， 发挥桥梁和纽带作用，是机关组织管理信息 网络系统的中心网络，是机关内外交流沟通 的门户。 外国秘书机构介绍 　　外国秘书机构与我国秘书机构有诸多相同 和相似之处，也有某些差异。 　　特别是西方发达国家的高层领导机关的秘 书机构，在其构建和职能作用上是颇具特色的 （见图1）。 第三节　秘书工作 　　秘书算不上官，但是离官很近； 　　秘书本身并不算真正有权，但是归属于 权力体系。 （二）中介沟通 　　秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务（见图1-7）。 （三）文书工作 　　文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、 印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、 拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、 保管、利用等文书档案的处理工作（见图1-8）。 （四）信息工作 　　秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要 开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提 供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全 面的信息服务（见图1-9）。 （五）参谋辅助 　　秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综 合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考 方案及有关依据；在与领 导主辅配合的工作实践中， 发现领导行为中的不足、 疏漏、失误，及时提出拾 遗补阙、纠正错误的建议 和规劝（见图1-10）。 （六）会务操办 　　秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工 作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整 理工作和信息反馈工作等（见图1-11）。 （七）综合协调 　　秘书综合协调，主要是指通过自身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种关 系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突， 以实现组织有序运转。 （八）督促检查 　　督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作。秘书随同领 导进行督促检查，办理具体事务；或者在领导 者授权后，代表领导者或领导机关、按领导的 意图和有关政策原则进行督促检查。 （一）秘书工作的基本属性 　　近身综合辅助性，是指的领导近身综合辅助性， 是秘书工作的基本属性。 　　领导近身指的是秘书工作的位置，