秘书学第一版课件第八章 秘书工作方法.ppt

第八章 秘书工作方法 掌握秘书的工作方法，了解秘书工 作与组织、领导社会之间的关系； 掌握秘书应该掌握的领导方法； 灵活运用秘书具体业务工作方法。 第一节 秘书工作方法与管理实践 秘书的工作方法必须与组织管理运行机 制协调一致，与领导工作方法相契合，与秘 书工作职能相匹配。 一、秘书工作方法与组织管理 秘书工作方法，是指秘书发挥职能作 用，完成工作任务的途径、程序和手段。 秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的 辅助决策、综合协调、信息沟通及办文、 办会、办事等业务活动紧密联系在一起的。 （一）组织目标为秘书选用工作方法指明方向 秘书选用的工作方法，必须为实现组织目 标服务。 秘书选用工作方法要做到： 必须坚持组织功利目标； 必须与组织发展目标相一致； 必须根据组织目标，针对客观实际需要， 具体情况具体分析，灵活选用。 （二）组织规范为秘书选用工作方法提供依据 组织规范是统一和制约组织成员行为的 准则，以此维系组织的有序运转。秘书选用 工作方法，必须以组织规范为重要的依据。 秘书选用工作方法应注意以下五点： 要遵从组织的权责分配规范； 要遵从国家法律规范； 要遵从组织纪律规范； 要遵从组织运行规范； 要遵从组织内岗位职能规范。 （三）组织需要是秘书选择工作方法的基础 秘书选择工作方法，必须符合组织管理 的需要。符合组织管理需要的工作方法，采 用后才能取得有价值的成效；不符合组织管 理需要的工作方法，很难产生积极的实际价 值，甚至可能产生负面影响。 （四）组织管理方法适用于秘书工作 组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管 理； 秘书工作实务中要运用组织管理方法； 适应和配合有关组织管理方法的实施，服务 于组织管理。 二、秘书工作方法与领导工作 （一）为领导工作做铺垫的方法 秘书做好铺垫性工作，具体要求有以下四 个方面： 要准确把握领导工作目标； 要明确领导工作进程的环节； 要明确领导在具体工作中将要采取的具体 措施和方法，以便事先做好准备； 要加强与领导的沟通。 （二）对领导工作拓展伸延的方法 秘书要做好对领导工作拓展和伸延的事务： 要准确把握每项领导工作预期的效果； 把握领导工作后续事务的具体要求； 要注重工作的整体连续性和承继性。 秘书对领导工作拓展伸延的工作方法，可以 归纳为：以保证取得领导工作的预期效果为目标， 严格按要求办事，在注重整体连续性和承继性的 同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生 实效。 （三）为领导工作代劳的方法 为领导工作代劳，主要指的是领导由于公务 繁忙和时间有限，将部分由领导者亲自办理的事 务，授权让秘书去办。秘书为领导工作代劳必须 注意： 要忠实地体现领导意图； 要严格按照领导的授权范围办事； 要扮演“双重角色”； 要加强双向交流； 要维护整体的功利观。 （四）伴随领导公务活动的方法 伴随领导者的公务活动，是秘书发挥近身 跟踪参谋辅助作用的重要形式之一。秘书伴随 领导者进行公务活动，主辅配合，能够起到不 可替代的辅助和服务作用。 秘书伴随领导公务活动中的工作，要想达 到主辅配合默契的程度，取得良好的成效，必 须注意以下六个方面： 要以领导公务活动目的为依据； 要按领导进展需要作出具体周密的安排； 要尽可能为领导提供便利条件； 要随时随地保持与领导活动步调的和谐一致 性； 要注重拾遗补阙； 要主动适应变化，确保领导公务活动的有序 进行。 （五）领导与秘书主辅配合的一体化 除了秘书要提高素质，付出努力外，领导 者的指导、引导、培养、信任及严格要求也是 极为重要而不可缺少的。领导与秘书两方面在 实践中加强相互沟通，秘书辅助和服务才充分 地发挥作用，才能逐步达到主辅配合一体化的 境界。 三、秘书工作方法与社会发展 （一）在实践中形成，受实践的检验 （二）在运用中学习，在学习中探索 （三）在探索中创新，在创新中求效 第二节 秘书应掌握的领导方法 在领导者采用不同的领导方法开展工作 时，秘书只有准确掌握这些领导方法，才能 有效地提供辅助和服务；在领导者授权秘书 去独当一面处理事务时，秘书只有灵活地运 用领导方法，才能圆满地完成任