时间管理四象限法则分析.ppt

时间管理的误区 误区四：整理整顿不足 进取意识不强 主要表现在以下几个方面： 1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏嘘不已，做白日梦 4、工作中闲聊 时间管理的五个步骤 第一步：堵住时间漏洞 第二步：制定明确目标 第三步：区分轻重缓急 第四步：制定周密的计划 第五步：合理安排时间 第六步：养成良好习惯 第一步：堵住时间漏洞 1、常见的时间漏洞无价值的活动 看电视 网上聊天 玩游戏 闲聊 不良的工作习惯 无序放置文件或其他物品，导致经常需要花时间找东西 拖延 工作不专心导致的低效率 工作无序 第一步：堵住时间漏洞 2、堵住时间漏洞的措施 不做无价值的事情 学会拒绝 让你的文件和物品有序摆放 制定标准作业流程 按计划完成工作 不拖延 不分心 第二步：制定明确目标 一个明确的目标应该具备以下五个特征： 具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based） 第三步：区分轻重缓急 （四象限内容，不再赘述） 第四步：制定周密的行动计划 长期战略计划 年度计划 季度计划 月计划 周计划 日计划 用表格形式体现 第五步：合理安排时间 时间的二八定律 80%的销售额是源自20%的顾客； 　　 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； …… 2.8定律告诉我们 1、在我们每天工作、生活中只有20%的事情才是重要紧急，80%的事情是不重要，不紧急的。 2、利用80%的时间和精力处理只有20%重要紧急的事 。 3、处理好这20%的事情，余下80%的事情就能迎刃而解啦！ 二八定律也叫巴莱多定律，是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何事物中，最重要的、起决定性作用的只占其中一小部分，约20%；其余80%的尽管是多数，却是次要的、非决定性，因此又称二八法则。 80/20法则，是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多·帕累托提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则——即80%的公司利润来自20%的重要客户，其余20%的利润则来自80%的普通客户。 80/20法则不仅在经济学、管理学领域应用广泛，它对我们的自身发展也有重要启示，让我们学会避免将时间和精力花在琐事上，要学会抓主要矛盾。一个人的时间和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”几乎是不可能的，要学会合理分配我们的时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面，这20%的方面又能带动其余80%的发展。 80/20原理意示圖 80% 時間 琐碎的多数事物 20% 時間 重要的少数事物 80% 成效 20% 成效 工作時段分配法則 1.花 1 小時寫作 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.發球: EMail 2.電話敲定事情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中專案 Relax, 人文, Thinking 冷靜, 溝通 (Action, Plan) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆 (Check) 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 晚上 下午 中午 13:00~15:00 早上 第六步：养成良好习惯（做到前五步，并一直坚持下去） 失去金钱的人，失去不多； 失去健康的人，失去很多； 失去信心和勇气的人，将失去一切。 如果不管理时间 我们就会失去时间 失去时间人将成为时间的奴隶。。。。。。。。 案例： 某人一周的事务清单： 临时参加各部门协调会。 （不重要但紧急） 解决客人投诉。 （重要而且紧急） 编写下个月部门员工排班。 （重要但不紧急） 归档大堂副理本周所有文件。 （不重要也紧急） 去拜访VIP客人。 （重要但不紧急） 计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。 （重要但不紧急） 陪朋友买手机。 （不重要也不紧急） 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急） 核查下午客人信用额度报表。 （重要而且紧急） 发传真取消客人预授权。（重要而且紧急） 打若干个沟通的电话。（不重要