信息文书与档案管理_12电子档案.ppt

（三）主要生成的数据包括： 1、电子目录，目录采用XML交换格式，具体格式定义参照《广东省电子文件归档与管理办法》中的相关说明，XML文件中的数据要素按照上节捕获内容的要求定义。在数据上传前，系统能自动根据归档文件的信息生成目录的XML文件。 2、自动转换电子原文，电子原文数据包括扫描型全文数据和文字型全文数据，扫描型全文数据支持TIFF、JPEG等图片格式，文字型全文数据须支持XML、TXT、DOC、ItrPS、PDF和CEB格式。 在数据捕获过程中，提供自动汉字识别生成TXT格式的文件、自动压缩转换XHL和CEB等格式功能。音频档案资料采用MP3、AVI和WAVE交换格式，视频档案资料的采用MPEG、ASF等交换格式，接收中如有其他格式，本系统提供自动转换功能，系统能自动打印转换结果报告，显示转换是否成功。 3．基础数据标准和与其它系统数据交换，按照广州市《电子文件档案资源管理规范》进行设计，主其总体框架如下表12-1所示： 五、电子文件归档整理 (一)以“件”为单位进行归档 归档电子文件以“件”为单位进行整理，简化了传统的“卷”整理方法，适应了使用计算机管理的特点。按照DA／T 22规定和《文件材料归档改革方案》的要求整理。同一全宗内的电子文件按照“保管期限一年度一机构(问题)”或“年度一保管期限一机构(问题)”等分类方案分类。按电子文件的保管期限一年度一机构(问题)顺序，相对集中组织存储归档电子文件。电子文件著录项目参照DA／r18和电子文件基本数据信息规定的项目进行著录，采用以“件”为单位整理，每件归档文件编制的档号是：全宗号+归档年度+保管期限代号+盒号+ 件号，档案实体按档号装盒排列上架，其中盒号是在全宗号+归档年度+保管期限代号之下生成的的流水号（三位数），件号是指文件在盒内的流水排序号（三位数）。 例如2007年永久第l盒中的第1至20文件，保管期限是永久（代号为1），档号标识为OOZ-2007-l-001-020。这样的档号原则使整理工作尽量变得相对简单化，按保管期限装盒也有利于日后鉴定工作的开展，同时便于“插件”工作。 (二)归档范围 在办公自动化条件下电子文件数量与日俱增。电子文件除了本身内容信息外，还存有与内容信息有关、便于阅读、保存、转换的背景信息和软硬件相关信息。纸质文件只是电子文件中的一部分，但不是所有的电子文件的都归档，具有利用价值和凭证作用的电子文件才要归档。需归档电子文件的归档范围应参照纸质文件的归档范围。 (三)保存空间 电子文件的归档可以消除纸质文件归档时“胀库”的顾虑。纸质文件的归档，以价值鉴定为主，价值鉴定又以文件内容重要性为主要依据。 但是，在确定哪些文件归档，哪些文件不归档时，都不得不考虑到一个严峻的现实：浩如烟海、堆积如山且与日俱增的档案文件，与保管库房的保管设备的限制以及查找利用的困难是一对突出的矛盾。解决这一矛盾的传统观念，就是在归档时，确保有保存价值的文件归档，剔除那些被认为没有保存价值的文件。于是归档文件只是占所有形成文件中的一部分，许多文件没有被保存下来，这是受到客观条件限制的一种无奈之举。但在电子时代，人们保存电子文件，与保存纸质文件所处的环境和条件已发生了根本性变化，人们不再担忧保存的空间问题了。 (四)归档时间 电子文件归档可根据单位网络建设的不同，可采用逻辑归档的实时归档，也可以采用物理归档的指定时间归档。 （五）电子文件归档手续 1.电子档案在归档时要进行技术鉴定，包括：档案的技术状况是否完好，支持软件以及配套的纸质文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填写“电子档案接收检验登记表”。 2.采用介质归档方式的电子档案，在对归档检验合格、清点无误后，交接双方应在“归档电子文件登记表(见附件表1)”、“归档电子文件移交接收检验登记表”(见附表2)上签字盖章。移交文件一式两份，交接双方留存备查。 3.采用逻辑归档或网络归档方式的电子档案，由文件形成部门为文件赋予归档标志，提交给档案部门；档案部门再给已经归档的文件赋予档案管理标志。归档时，计算机系统可自动生成“归档电子文件登记表”，打印输出后，移交双方签字盖章、留存备查。 4. 采用“双套制”归档的纸质文件履行与纸质档案相同的归档手续。 电子文件的整理 归档电子文件整理可应用计算机档案管理软件，以件为单位进行整理，按照DA／T 22规定和《文件材料归档改革方案》的要求进行。同一全宗内的电子文件按照“保管期限一年度一机构(问题)”或“年度一保管期限一机构(问题)”等分类方案进行分类。按电子文件的保管期限一年度一机构(问题)顺序，相对集中组织存储归档电子文件。电子文件著录项目参照DA／r18和电子文件基本数据信息