档案管理制度(试行)要点.doc

档案管理制度（试行） 1 目的 为加强公司档案管理，保证公司档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，促进档案管理更好的服务于经营管理活动。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合河南信华置业投资有限公司（以下简称信华置业）实际，特制定本制度。 2 范围 适用于全公司范围内各有价值的文字、图表、声像、实物等不同门类不同载体的历史记录的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。 3 职责 3.1总经办 3.1.1 为公司归档档案的归口管理部门，负责组织档案管理制度的制定和修订，负责对各单位档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核（会计档案、人事档案除外）； 3.1.2 负责主管业务范围内档案（文书档案、实物档案、设备档案、合同档案、声像档案）的收集、整理、保管、统计和提供利用工作 3.2 运营管理部 3.2.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类别2经营管理：8目标管理、11运营管理）的收集、整理、 3.3.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目2经营管理：10财务管理）的收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利用收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利用工作立项文件建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、招投标文件造价控制收集、整理、收集、整理、收集、整理、收集、整理、 4 术语定义 4.1 档案：指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据和参考作用，是公司的重要无形资产。 4.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 4.4工程档案：指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料 4.5 设备档案：指公司设备从购置、安装、使用、维修改造、更新直至报废等全过程中形成的应整理归档保存的文字、图纸、图表文字说明、照片、光盘等文件资料。 4.6 会计档案：指会计凭证、会计帐簿及财务报告等会计核算专业材料。 4.7 人事档案：指公司员工个人档案，人事管理工作中形成的文件材料。 4.8 客户档案：客户档案是公司在业务经营中形成的与客户（业主）签订的各种协议、合同文本等文件材料。 4.9 合同档案：指公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。 4.10 声像档案：指公司在工作生产、经营管理以及其它重大活动中形成的具有保存价值的照片(底片)、录像带、录音带与光盘等。 4.11实物档案：指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。 5.1 总则 档案管理实行“两个原则、一个机制”的管理方式。 5.1.1两个原则：档案管理实行“统一规范、统一管理”原则和“部门预立卷”原则。“统一规范”即全公司按照九大类档案管理统一规范进行档案归档和整理；“统一管理”即全公司的档案统一集中管理。“部门预立卷”即由一线业务人员对本部门产生的业务档案资料进行初步分类和整理，并定期移交档案管理部门进行归档，充分实现公司档案管理工作全员参与。 5.1.2一个机制：“一个机制”即“双套制”，纸质档案和电子档案实行同步归档，为后期档案电子化管理以及综合利用提供支撑。 5.2 档案收集 5.2.1 收集原则 为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入”、“四参加”、原则；各部门根据档案分类规则，按部门预立卷原则和双套制要求收集、整理纸质及电子文件。 5.2.1.1“三纳入”将档案工作纳入到工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到岗位责任制中 5.2.1.2“四参加”是指档案部门或档案人员参加设备开箱验收会、基建项目验收会 5.2.2 档案收集范围及要求 各类档案收集范围参照《档案归档范围及分类编号表》的具体要求执行。《档案归档范围及分类编号表》里面的档案都是属于公司级别的，移交之前各部门自行管理，移交后属于公司档案室统一管理。 档案收集要求： 5.2.2.1 归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套）。 5.2.2.2 归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。 5.2.2.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。 5.2.2.4 归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。 5.2.2.5 归档的文